【退職前必見】引継ぎをスムーズに行いたい!業務引継書作成のポイントを徹底解説します

書類に書き込む様子

退職や転職が決まると、それまで自分が従事していた仕事内容を後任者へ伝える必要があります。

会社として一番困るのは、引き継ぎ時間の十分な確保ができないまま後任者への引継ぎが中途半端になるケースです。

とは言っても、業務引継ぎの方法が分からない方もいるかと思います。

今回は、業務引継ぎをスムーズに行うための準備とポイントについて説明したいと思います。

業務引継ぎの流れ

積立の画像
  1. 引継ぎのスケジュールを立てる
  2. 引継ぎ内容を確認する
  3. 業務引継書の作成
  4. 後任者への業務引継ぎ

引継ぎのスケジュールを立てる

スケジュール

自分が行っている業務を一度整理し、スケジュールを組んでいきます。

不測の事態にも対応できるよう、最終出勤日の3日前には引継ぎが完了できるようにしておきます。

退職日から逆算しておきましょう。

引継ぎ内容の確認

後任者に引き継がなければならない業務内容をリストアップします。

引継ぎ内容は主に、

  • 業務の目的、社内での位置づけ
  • 業務の流れ
  • 業務関係者(顧客企業、担当窓口の情報)
  • トラブル対処法(業務別、取引先別)
  • 社内資料や書類、帳票類などの保管場所
  • 決済、依頼項目別の問い合わせ先

などが挙げられます。

自分の普段の業務を思い出しながらリストアップすることをお勧めします。

この時、わざわざ引き継がなくても後任者ができるだろうと過信してはいけません。

初めて担当する人にも分かるように、些細な事であっても漏れのないようにしましょう。

業務引継書の作成

ペンを持つ様子

引継ぎ内容が確認できたら、後任者に渡す業務引継書を作成します。

業務引継書は誰が見ても分かりやすいように書くように心掛けましょう。

後任者への業務引継ぎ

引き継ぐ様子

業務引継書が完成したら、いよいよ後任者への引継ぎです。

完成した資料をそのまま渡すだけでなく、引継ぎ内容を後任者と一緒に確認しましょう。

そうする事で、後任者の理解もより深まります。

引継ぎ作業が多すぎて悩んでいる場合

引継ぎ方法やポイントを今回まとめました。

しかし実際に引継ぎをしていく中で、

「引継ぎ内容が多すぎて、なかなかまとまらず退職時期が遅れている」

「上司から引継ぎを完璧にしないと退職は認めない」

といったケースもあるかと思います。

業務引継作業はあなたの義務ではありません。

そのため、業務引継ぎが完了するまで退職時期を遅らせる必要はありません。

もしあなたが「退職の意思を会社に直接伝えるのは難しい」と感じたならば退職代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

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2019年1月28日

まとめ

  • 引継ぎのスケジュールを立てる
  • 引継内容を確認する
  • 業務引継書を作成する
  • 後任者へ引き継ぐここにコンテンツを記載

業務引継は、後任者がその後の業務を行う上で重要な書類となります。

後任者だけでなく、会社とのトラブルを避けるためにもきちんと業務を引き継ぎ、円満に会社を退職しましょう。