退職の連絡はメールで済ませてもいい?最低限のマナーを徹底解説!例文を紹介!

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退職が決まると、これまでお世話になった方々に対して挨拶をする事が社会人としてのマナーとなっています。

しかし退職の挨拶をメールで送る場合、どのようにすればよいか分からないですよね。

そこでこの記事では、退職メールを送るタイミングや注意事項などをご紹介していきます。

「例文だけ見たい!」という方は退職メールの例文まで飛んでください。

退職の挨拶をメールで済ませても大丈夫?

退職という大切な節目をメールで報告するなんて失礼だと思っていませんか?

今では、退職の挨拶をメールで済ますことも一般的になっています。

ただし、上司など相手によっては直接会って挨拶をするのがベストと言えます。

その場合でも、時期や距離の問題で直接伝えることが難しい場合には、

メールで挨拶を済ませても問題ありません。

相手によって、メールで済ませてよいか、直接挨拶に伺うべきかを判断しましょう。

退職メールを送るタイミング

どのタイミングで退職の挨拶のメールを送ればよいか悩ましいものです。

退職メールは、相手によって意味合いが異なるのでタイミングが違います。

それぞれきちんと区別しましょう。

社外向けの場合

退職を公表してもいい時期になり、社内に周知された後にはまず社外の人に退職のメールを送ることになります。

この場合、2,3週間前にはメールを送るようにしましょう。

何故なら、後任者への引継ぎの期間が必要になるからです。

きちんと引き継ぎの時間を設けることで、相手の不安も解消でき、印象良く最後を締めくくる事ができます。

メールを送る時間帯は、終業時間の1時間前を目安にしましょう。

午前9~11時や午後1~4時までは、

重要なメールのやり取りが頻繁になりますので避けましょう。

また終業後に送ってしまうと、相手の終業後の貴重な時間を奪ってしまう事になるので避けましょう。

社内向けの場合

社内向けの場合は、退職の報告ではなく、「最後の挨拶」の意味合いでメールを送ることになります。

この場合、最終出社日にメールを送る事が一般的になります。

しかし会社によってタイミングは様々なので、過去に退職した人のタイミングに合わせるといいでしょう。

メールを送る時間帯は、先程と同じく終業時間の1時間前にしましょう。

退職メールの書き方

それでは退職メールの書き方をみていきましょう。

下記に最低限必要なメールの内容をまとめましたのでご確認ください。

最低限必要な内容
  • 退職する日付
  • 退職する理由
  • お礼と感謝
  • 相手の活躍や繁栄を祈る言葉
  • 退職後の連絡先

基本マナー

・一斉送信する場合は、必ず送り先をBCCで送付する

TOやCCでは、他のメールアドレスが見えてしまいますので注意してください。

・退職理由は具体的に伝えなくてよい

退職理由が結婚や出産などのライフイベント以外は「一身上の都合により」で十分です。

・メールの長さはPCの画面内に抑える

・件名は退職の挨拶だと分かるものにする

社外向けの場合の注意点

社外向けの退職メールは、引き継ぎを目的としていますので、上記事項に加えて、後任者の担当の紹介と後日改めて挨拶に伺う旨を伝えるようにしましょう。

上司向けの場合の注意点

やはり上司への挨拶は直接行うべきでしょう。

直接挨拶をした場合には、メールで改めて挨拶をする必要はありません。

しかし何か不都合があり、予定していた挨拶ができなかった場合にはメールで挨拶をしましょう。

退職メールの例文

実際に使える例文をまとめたので、参考にしてください。

社内向けの退職メール

件名:退職のご挨拶 〇〇事業部 山本太郎
本文:
お疲れ様です。お忙しいところ失礼いたします。
〇〇事業部の山本です。

私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により〇月末をもって退社することになり、本日が最終出勤日となりました。
本日まで、皆様には大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。本来であれば直接ご挨拶に向かうべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

入社以来〇年という短い間ではありますが、業務を通してたくさんの事を学ばせて頂き、心より感謝申し上げます。
なお、私の担当しておりました〇〇業務は△△へ引継ぎを行っております。
今後のご連絡は、△△までお願いいたします。
最後になりましたが、皆様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。
〇〇事業部 山本太郎

上司向けの場合

件名:退職のご挨拶 〇〇事業部 山本太郎
本文:
□□部 部長
△△様
お疲れ様です。お忙しいところ失礼いたします
〇〇事業部の山本です。
私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により〇月末で退職することになりました。
本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
入社してから、はや×年×ヵ月の月日が経ちましたが、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんの事を学ばせていただきました。
特に△△部長には新入社員の頃に直属の上司として、営業の考え方や仕事のノウハウなど、至らぬ私の為にご指導して頂いたこと、大変感謝しております。今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思っています。
末筆ながら、改めて△△部長の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。
〇〇事業部 山本太郎

社外向けの場合

件名:退職のご挨拶 株式会社〇〇 山本太郎
本文:
株式会社□□
□□事業部
△△様
お世話になっております。株式会社〇〇の山本太郎です。
私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により〇月末で退職することになりました。
本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
〇〇在職中は、△△様には様々なご支援、ご助言を頂き、本当にありがとうございました。
不慣れな私に対し、プロジェクト成功のためにご尽力いただけたこと、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。
後日改めて××がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と△△様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇 〇〇事業部 山本太郎

まとめ

冒頭でも述べましたが、退職の挨拶は社会人としてのマナーです。

最後まできちんと締めくくり、清々しい気持ちで次の一歩を踏み出しましょう。

それでは最後に退職メールの注意点を軽くおさらいしておきます。

おさらい
・社内、社外、上司によってメールの内容を変える。
・社外の向けには遅くとも、2~3週間前に送る。
・退職理由は具体的に伝えなくても良い。
・件名は退職の挨拶だとわかるものにする