内定辞退を電話でする方法を徹底解説!大切な5つのポイントと例文を紹介【2019年最新版】

説明をする女性

『内定をいくつかもらったがどう断ればいいのかわからない』

『そもそも内定辞退は電話がいいの?』

『電話で内定辞退する時に注意するべきことは?』

というお悩みを抱えている就活生も多いはずです。

内定辞退は一般的に電話で行うことが主流となっています。

せっかく自分を採用してくれた企業に内定辞退の電話をするのは気が引けますが、できるだけ相手の企業の方に失礼のないように心がけましょう。

アサミ先生

今回は

  • 電話での内定辞退の際に気をつけるべき5つのポイント
  • 電話での内定辞退のトークスクリプト

を解説していきます。

では早速見ていきましょう。

内定辞退の5つのポイント

内定辞退はマナーを守り、お互いができるだけ気持ちの良いやり取りをすることが大切です。

最低でも以下の5つのポイントに気をつけるようにしましょう。

5つのポイント
  • 内定辞退の意思はすぐに伝える
  • 電話をかける時間帯
  • 相手の都合を考える
  • 結論を先に伝える
  • 理由はしっかり伝える

1つ1つ解説していきます。

内定辞退の電話は早くかける

内定辞退の電話はなるべく早くかけるようにしましょう。

『もう少し考えてから内定辞退するか決めたい』

という人もいるはずです。

しかし、企業はあなたを採用したことによって採用活動を途中でストップしている可能性があります。

多大なコストをかけて採用活動を行ってくれた企業には最後まで気を遣う必要があるのです。

そのため、内定辞退の意思が出たらすぐに内定辞退の連絡をするようにしましょう。

内定辞退の電話をかける時間帯

内定辞退の電話をするときに避けるべき時間帯は以下の通りです。

  • 「始業時間」
  • 「お昼時」
  • 「終業間際」

電話を掛けるタイミングは、担当者の仕事の邪魔にならないよう配慮するのがポイントです。

例えば、営業時間内に掛けるのは基本中の基本です。

営業時間外に掛けてしまうと、担当者が不在の場合や残業で忙しくしている可能性があります。

そして、営業時間内であっても始業30分間と終業30分前までは避けるべきでしょう。

内定辞退の電話をするのは12時~14時を避け、営業開始30分後~就業時間30分前までの時間帯が好ましいと言えます。

相手の都合を確認する

電話が繋がったらまず名乗り、加えて「今お時間よろしいでしょうか?」と確認しましょう。

社会人になると上司や先輩、取引先に電話をかける機会が必然的に多くなり、その際は先に相手の都合を確認するのが常識となっています。

電話に出ていきなり要件を伝えられると無礼に感じますよね。

社会人のマネー・礼儀として覚えておいて下さい。

結論を先に述べる

電話がつながって一通り挨拶が済んだら、「内定辞退の旨」を先に伝えるようにします。

せっかく自分に内定を出してくれた企業を断るのは億劫な気持ちになります。

しかし、前置きが長くなると相手に

『この子は一体なぜ電話してきたんだ?』

と思われ、相手の気分を害してしまうこともあるのです。

内定辞退することは悪いことではありません。

意思を強く持ち、先に結論を伝えるようにしましょう。

内定辞退の理由はしっかりと伝える

内定辞退の旨を伝えた後、

『よかったら他の会社を選んだ理由を教えてくれませんか?』

と内定辞退の理由を詳しく聞かれることも多くあります。

この時、「給料がいい」「知名度が高い」「規模が大きい」といった会社の基礎ステータスを比較するような理由は言わないようにすることが大切です。

  • 「事業内容により興味があった」
  • 「志望業界を途中で変更した」
  • 「他の企業とご縁があった」

など会社を批判しない内定辞退理由を考えておくと、スムーズに内定辞退の連絡を終えることができます。

以下で、よくある内定辞退理由のトークスクリプトを紹介するので参考にしてみて下さい。

他社への就職が理由のトークスクリプト

  • 「御社の他に応募していた企業からも内定を頂き、検討の末、御社を辞退させていただくことになりました。」
  • 「他に応募していた企業からも内定を頂き、そちらが自分のやりたかったことにより近い会社であったため辞退させていただくことになりました。」
  • 「御社の他に並行して選考が進んでいた企業からも内定の連絡があり、この度は御社を辞退させていただくことを決断致しました。」

他社への就職が決まったことが理由の場合、詳細は聞かれてから答えられる部分だけ答えます。

大切なのは、他社から内定をもらったという理由をはっきりと伝えることです。

一身上の都合が理由のトークスクリプト

  • 「内定を頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、一身上の都合のため、内定を辞退させていただきます。」
  • 「御社の内定を頂き大変嬉しい限りではございますが、検討の末、内定を辞退させていただくことを決断致しました。」
内定辞退の理由を一身上の都合とする場合、細かく述べる必要はありません。
「一身上の都合」や「検討の末」などとシンプルに述べましょう。

留年が理由のトークスクリプト

  • 「卒業に必要な単位足りず、恥ずかしながら留年が確定してしまいました。私自身の努力不足の結果でありながらどうしても御社で働きたいという思いを捨てきれずにいます。大変心苦しいお願いではございますが、卒業まで入社を伸ばしていただくことは可能でしょうか。」
  • 「大変申し訳ございませんが、留年が確定してしまったため、御社の内定を辞退させていただくことになりました。」

留年が確定したことを包み隠さず伝えるのがポイントです。

また、留年が理由だと述べた後、企業が卒業まで待ってくれるのかをもしその企業に未練があるなら聞いてみても良いでしょう。

さとし

内定辞退の時だけじゃなくて社会人の電話のマナーにも使えるな。

アサミ先生

その通りね。社会人になってからも使えるマナーばかりだから、内定辞退の連絡は1つの練習と思ってするといいわね。

ここまで5つのポイントをみてもらいました。

次は、電話のトークスクリプトを紹介していきます。では参ります。

内定辞退電話のトークスクリプト

実際の電話での内定辞退の例文を紹介していきます。

お世話になります。
先日、御社より「〇〇(職種名)」内定のご連絡をいただきました□□ □□と申します。
採用担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか?

(採用担当者に代わる)

●●様、お世話になっております。□□です。今お時間はよろしいでしょうか?

大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度御社よりいただきました内定は辞退させていただきたく、ご連絡致しました。

理由といたしましては〜(内定辞退理由を伝える)〜ためです。

最後まで悩みましたが、このような決断となりました。

選考に際し、●●様をはじめ御社には貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。

本日は貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。

内定辞退の電話をするのは心が痛むかもしれませんが、企業側の都合を考えて早めに連絡しましょう。

上記で紹介した5つのポイントに気をつければお互い気持ち良くやり取りできるはずです。

ぜひ参考にしてください。

不在の場合はメールを送る

採用担当者が不在で、電話で内定辞退の旨を伝えられなかった場合は、メールで連絡を入れましょう。

メールの送り方はこちらの記事をどうぞ

内定辞退について解説する女性

【就活生必見!】内定辞退の方法とマナーを徹底解説【電話・メールの例文付き】

2019年1月30日

エージェント経由の場合

転職エージェントを利用した際は、エージェント経由で内定辞退の旨を伝えてもらうのが一般的です。

その際は辞退の理由を素直に伝えるのがいいでしょう。

なぜなら、エージェントはあなたの転職活動をサポートしてくれた相手だからです。

これから転職活動を継続する場合は特に、今後の方向性を定めるためにも、辞退理由は共有しておいた方がいいでしょう。

アサミ先生

せっかく内定をもらった企業に対して、辞退の連絡を入れるのは気まずいはずね。

でも、間違っても辞退の連絡を入れずに放置するのはやめましょう。

このような行為は今後のあなたの信用に関わってきます。

マナーに乗っ取って内定辞退の連絡を入れれば、これからの活躍を激励してくれる採用担当者もいるはずです。

さやか

マナーって分かってても、お世話になった採用担当者さんに内定辞退を伝えるのは気がひけるなぁ。

アサミ先生

そうね。

方法やマナーを理解していても、自分で内定辞退を伝える事のできない人はいるわ。

そんな人におすすめなのが「内定辞退代行サービス」です。

あまり聞いたことがない人のため、ここからは内定辞退代行サービスについて詳しく説明していきます。

内定辞退代行サービス

内定辞退代行とは内定した企業に対して内定辞退の連絡を代理で業者が行ってくれるサービスです。

  • 内定をもらったけど希望していた職種を諦めることができない。
  • 別の仕事をしてみたいと思っている。
  • 企業に内定辞退の電話して迷惑に思われるのが嫌だ、
  • 忙しくて内定辞退に時間を割いている暇がない。

上記のような理由で、内定辞退する電話をかけられない学生・転職者さんに代わって代理で内定を辞退する連絡をしてくれるサービスです。

では、内定辞退代行サービスを行なっている当サイト運営会社が提供する「リクセル」を紹介します。

内定辞退代行「リクセル」

この「リクセル」は当サイトの運営会社が行なっているサービスです。

「内定辞退で悩む人を0にする」という意思の元、弊社が行なっているサービスです。

内定辞退はすごく気まずいですよね。

自分が就活生の時は時間がなく、内定辞退の電話連絡は悪いことではないのにも関わらず

億劫になってかなりの労力を使いました。

それが19,800円で最大三社まで内定辞退の連絡を100%確実に済ましてくれるのです。

上記で書きましたがリクセルの内定辞退代行の料金は19,800円です。

完全業務委託で、マナーを守り内定辞退することができます。

詳しく「リクセル」を知りたい方はこちらの記事をどうぞ。

内定辞退代行サービス

内定辞退代行『リクセル』を徹底解説!評価・口コミ・値段は?

2019年2月28日

詳しくリクセルを知りたい方はこちら

リクセル

引用:リクセル公式ホームページ

アサミ先生

完全業務委託だから、依頼者は一切内定辞退先と連絡を取る必要がないのが魅力ね。

さとし

「リクセル」を使えば、お互いマナーを守って内定辞退できるな!

まとめ

たくさんの会社から内定を得られたとしても入社できるのは1社だけです。

悔いのないよう、じっくりと考えて決断しましょう。

会社側も、ある程度の内定辞退が生じることは最初から想定済みなのです。

誠意を尽くして相手に伝えることは、社会人としての基本マナーであり、内定辞退はまさに社会人デビューを果たすための第一歩と思って下さい。