【就活生必見!】内定辞退の方法を解説〜電話・メールの例文あり〜

内定辞退について解説する女性

苦労して決まった内定。幸運なことに複数の企業から内定をもらうと、どこかの企業の内定を辞退しなければなりません。しかし「1度いただいた内定を辞退する」というのは心苦しいものです。

どのようにすれば相手に失礼にならず伝えられるのか、困っていませんか?

そこで誠意の伝わる、正しい内定辞退の方法を詳しく解説していきます。

内定辞退の方法とは

「せっかくもらった内定だけど、改めて考えてみるとイメージと違った」ということは少なからずあるでしょう。

内定辞退は絶対にNGかと聞かれると、そんなことはもちろんありません。企業側からすれば想定の範囲内です。

ただ企業が1人を採用するのには相当のコストがかかっています。「内定辞退は企業に迷惑がかかる」という認識はしておきましょう。

内定辞退は原則としてメールではなく、できるだけ電話で伝えるようにしましょう。

その方が誠意が伝わるのはもちろんのこと、確実だからです。

内定辞退されたら企業側からすれば嬉しいことではないですが、入社後すぐに退社されることの方が内定辞退よりも迷惑がかかります。

入社前の段階で「辞退しよう」と思ったのであれば電話できっちりと事情を説明し、辞退の旨を伝えましょう。

内定辞退を伝える

内定辞退の連絡は電話で行うのが基本です。先方の担当者が不在だった場合のみメールで伝えましょう。

社会人になって用件を伝えるなら「メールより電話。電話より対面。」が社会人の基本です。

直接連絡をとる方が誠実さが伝わります。一昔前の時代は直接会うのが一般的だと考えられていました。

現在は連絡手段が発達しているので、入社直前の時期でなければ直接出向くように求められることは、まずないでしょう。

内定辞退を伝えるのは気が引けるものですが、連絡をしないというのは絶対にNG。

企業はあなたの入社に向けて採用をストップしている場合もあります。必ず、連絡して下さい。

その時もお詫びの言葉は忘れずに伝えましょう。

電話で伝える

電話の時間帯は相手の都合を考え、出社・退社時間の間際やお昼時を避けて連絡しましょう。

電話例文
お世話になります。内定の通知をいただきました名美太郎と申します。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?
―担当者にかわる―
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。 御社にはたいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

メールで伝える

内定辞退の連絡を電話で行ったものの、担当者が不在だった場合のみメールで伝えましょう。

「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と、事前に連絡を入れていた旨を伝えておきましょう。

メール例文
件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○株式会社 人事部
○○様
お世話になっております。内定の通知をいただきました、名美 太郎です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
履歴書や職務経歴書にお目通しをいただいたり、面接でご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

内定辞退の理由

内定辞退をする時、悩むのが「内定辞退理由をどう告げるべきか」という問題。

どのように告げれば、相手の気分を害すことなく理由を告げられるのでしょうか?

内定辞退理由は聞かれた場合に限り伝える

内定辞退理由は聞かれない限り伝える必要はありません。

聞かれていないにも関わらず、「〜な理由で、他の企業を選びました」と相手に伝えても、相手はいい思いをしないでしょう。

それ故に内定辞退理由を自分から伝えるのは辞めておきましょう。

内定辞退理由を聞かれた場合

理由を聞かれた場合は、しっかりと答えましょう。企業からすれば「なぜ断るのか」が気になります。

今後の採用活動に活かしたいと考えています。

どう答えるべきか、「給与が多かった」などの相手が気分を害するような理由はNGです。

具体例をみていきましょう。

  • 【職種を理由にする】他社で○○職の内定をいただき、自分の適性を考え直した結果、○○職が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。
  • 【業種を理由にする】◯◯業界の会社から内定をいただき、自身の適性を考え直した結果、◯◯業界の仕事が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。
  • 【適性を理由にする】他社からいただいた◯◯という仕事が、私の◯◯という長所をより活かせると感じ、最後まで悩みましたが、このような決断となりました
  • 【地元就職を理由にする】地元の企業から内定をいただき、郷土へ貢献したいという想いが捨て切れず、このような決断となりました。

上記の理由で断ると角が立ちません。

「待遇が他社の方が良いから」「知名度が〜」「規模が〜」のような、間接的に相手の会社を避難するような辞退理由は間違っても言わないようにしましょう。

内定承諾書(入社承諾書)を提出した後でも辞退は可能

内定辞退を防ぐために 内定承諾書(入社承諾書)を書かされる場合もあります。

これを書くと、内定辞退できないのでは?と心配になります。

内定承諾書提出後の内定辞退

「内定辞退をすることは法律違反にあたるのではないか」という疑問を抱く人も多いです。

そんなことはありません。内定辞退をすることについての法律は下記を読んでみてください。

—民法627条1項
契約期間の定めのない労働契約においては、労働者は2週間の予告期間を置けば、特段の理由を必要とせずに労働契約を一方的に解除できる

2週間前までならいつ辞退をしてもなんの問題もない、というのが法律上の決まりです。

そのため、内定承諾書を出した後についても、内定辞退をすることは問題ありません。

内定承諾書など、誓約書など様々なサインを求める会社はあるかと思います。

これについて原則として、法的拘束力はないという点は覚えておいて下さい。

また、2週間前以降に内定辞退をした場合は、法的な観点でいくと労働義務が発生するため、退社という扱いになります。労働をその日数分しなければいけないという可能性もないとは言い切れないです。

入社契約書を提出した後でも内定辞退は可能

入社誓約書(入社承諾書)に法的な拘束力はありません。

内定の際に入社誓約書にサインや捺印をしていた場合でも内定辞退は可能です。

4月1日の仕事が始まる2週間前までには、内定辞退することを連絡しておく必要があるでしょう。

企業との入社誓約書を破った場合、損害賠償を請求されるのではないかと心配される方もいますが、就職する前であれば契約を解除しても法律上なんら問題はありません。

損害賠償を請求したところで大きな金額が動くとは考えられないため、学生を訴えると企業側も損をすることになるでしょう。
ただ入社誓約書の提出がおくれると、内々定を取り消される可能性もありますので、提出しておいた方がいいでしょう。

内定辞退のNGな対応

内定が決定するまで企業は就活生を知ることに時間を割いています。

内定を辞退することは悪いことではありません。しかし誠意ある対応で意思を伝えることが大切です。

内定辞退で絶対にしてはいけないNG対応を紹介します。

音信不通

連絡なしで内定辞退できるのではと考えている人がいます。

連絡なしで内定辞退をするのは企業に対しても失礼に当たります。

企業側としても採用戦略上、内定承諾をするか、内定辞退をするかで、施策を考え直す必要があります。

中小企業など採用規模の小さい会社であれば、影響は多大です。

採用担当者と就職活動生という関係が、数年後にはクライアントになったり、ビジネスパートナーになったりする可能性は十分にあります。

これから社会人になることを踏まえても、連絡は取り続けましょう。

企業の悪評を拡散する

内定辞退したいからといって、企業の悪評を拡散すると、後に自分が痛い思いをすることになります。場合によっては訴訟問題になりかねません。

先に述べたように数年後、自分が入社した会社の取引先となっていたり、ビジネスパートナーとなったりといった可能性は十分にあります。

そのときに、過去自分が振りまいたその企業の悪評を企業側が認知していると、仕事においての契約が切られるなんてこともあり得ます。

一度「採用していただいた」という事実をもとに、内定の辞退を決めた会社であっても、しっかりと感謝の気持ちを持っておきましょう。

嘘をつく

「体調が悪くなった」「留学することにした」などその場しのぎで嘘をつくことは絶対にやめましょう。

企業側の採用担当は人を見るプロです。

その場しのぎの嘘は見抜かれ「回復はいつごろになるのか」「留学はいつからいつまでなのか」など聞かれては答えようがありません。

内定辞退はしっかりと誠実に辞退する理由と根拠をしっかり述べて、感謝をもって伝えることです。

そこに嘘があってはいけません。第一志望の会社から内定をもらったのであればはっきりとそう言いましょう。

無理に引き止められたりはしません。

自分も相手も納得する内定辞退の理由を正直に伝えましょう。

内定辞退は採用担当も想定している

内定辞退をする動機は人それぞれです。

内定辞退をいざしようとすると、不安になり、躊躇してしまうことも多いかと思います。

「内定辞退」というのは採用担当側は想定しているものです。躊躇するより、スピードを優先すること、マナーを守って内定辞退をすることを心がけましょう。

内定辞退は誠実な気持ちを持って下さい

何があるかわからないのが人生です。卒業間近になって内定を辞退して起業した人、小さな企業に就職した人も当たり前にいる時代です。

どうしても行きたかった企業の両方から内定が出てしまうこともあります。

内定辞退を企業に伝える際は、今まで費やしてくれた時間への感謝の気持ちを持ち感謝の旨を伝えてください。

社会人になる第一歩として対応しましょう。

最後の砦『内定辞退代行サービス』

内定辞退代行サービス

内定辞退代行サービス『リクセル』

今まで内定辞退の方法やマナーなどを紹介してきましたが、これは真っ当な企業に対しての「内定辞退」の方法であって、中には内定辞退の意思を伝えた途端、罵声を浴びせられたり、脅迫まがいのことをしてくる企業もあります。

それによって内定辞退の意思があるのに踏み出せない就活生の方もいます。企業と絶対に関わらずに内定を辞退する方法があります。それが内定辞退代行サービスの利用です。

内定辞退代行サービスというのを簡単に説明すると、内定辞退したい本人の代わりに直接、企業と連絡し内定辞退をするサービスとなっています。

このサービスを利用すれば内定辞退代行の業者が企業と直接連絡をとるので、あなたが関わることなく内定辞退を進めることができます。

「やっぱり自分で内定辞退の連絡するのはちょっと、、、」と思っている方、内定辞退の意思を伝える時間の取れない就活生の方は利用してみてはどうでしょうか。

内定辞退代行サービスを使うことによって経歴に傷がつくことは絶対にありません。採用した企業にすれば、採用した本人から内定辞退の意思を確認するよりは、プロの業者同士の方が円滑に話が進む場合もあります。

詳しく内定辞退代行サービスを知りたい方はこちら

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