内定承諾後の辞退に注意！トラブルを避けるための例文・マナーを解説

企業から内定をもらい、その内定を受けることを宣言する内定承諾書。

企業から内定と言われた状態は実際には内々定に過ぎず、内定承諾書を提出してようやく内定ということになります。

でも、内定承諾書を提出した後に、内定辞退をしたい場合はどうなるのでしょう。

「そもそも内定辞退できるのか」「マナーや方法などは？」

上記のような疑問を解決するために、今回は内定承諾書を提出した後の内定辞退について、解説していきます。

それではさっそく見ていきましょう。

内定辞退とは

内定辞退とは、採用が決まったものの、本人の都合でそれを辞退（取り消す）することです。

言葉通りの意味ですが、詳しく説明すると以下のような内容です。

内定承諾書とは

内定を得ると、通常、内定先企業から内定を書面で知らせる「内定通知書」あるいは「採用通知書」が送られてきます。

これらは企業が学生に交付するものです。

一方、学生側が企業に提出するのが「内定承諾書」。

これは、内定を得た学生が「企業に対して内定を承諾し、入社することを誓約する」書類です。

一般的には、企業から内定通知書が送付される際に、内定承諾書が同封されているので、学生側はそれに署名・捺印して返送することになります。

アサミ

今回はこの「内定承諾書」を提出した後でも内定辞退できるのか、という点について解説していくわ。

では見ていきましょう。

承諾書を提出後でも内定辞退できる

結論から言うと、内定承諾書を会社に提出した後でもあっても問題なく内定辞退することができます。

なぜなら、内定承諾書には法的効力は一切ないからです。

そもそも内定承諾書は「特別な事情がない限り、内定者が入社することを約束する」ための書類なのです。

学生や転職者にとっては法的な強制力は一切ありません。

たまに「損害賠償を請求されるケースもある」と言う人もいますが、法的拘束力がないため実際に支払うことはないと考えていいでしょう。

ただ、法的には問題ありませんが、企業が採用にかけた時間やコストを無駄にしてしまうため、内定辞退はできるだけ内定承諾書を提出する前がマナーと言えるでしょう。

さとし

なるほど…。内定承諾書には法的効力はないのか。

アサミ

「承諾書の提出後でも内定辞退できる」ということは、分かってもらえたと思えます。

ここからは承諾後の提出後の内定辞退の方法を詳しく解説していくわ。

それじゃあ、１つ１つ見ていきしょう。

承諾書提出後の内定辞退方法

内定辞退はマナーを守ることが大切です。

そして、内定承諾書を提出した後の内定辞退はさらにマナーを守るように心がけましょう。

なぜなら、内定承諾書が求職者から送られてきた時点で企業は制服やロッカー、個人IDなどの準備を始めているからです。

いくら法律では問題ないと言われても、受け入れ作業を始めていた企業のコストや時間をないがしろにするような無礼な内定辞退は社会人失格でしょう。

内定辞退の方法は以下の３つです。

１つ１つ詳しく解説していきます。

電話で内定辞退するポイント

電話で内定辞退の連絡をする時に気をつけるべきポイントがいくつかあります。

それが以下です。

採用担当者に直接連絡する

採用担当者にお世話になったお礼も伝え、直接内定辞退の意思を伝えましょう。

担当者が不在の場合は内定辞退の事は伝えず

『個人的な相談がありますのでまたお手すきの時に掛け直します。』

と伝え、「名前」「電話番号」をしっかり伝えるようにしましょう。

企業の営業時間内に電話する

当たり前のことですが、営業時間内でなければ採用担当者はいません。

必ず、営業時間内に電話しましょう。

しかし、営業時間内であればいつ電話してもいいわけではありません。

以下で解説します。

日中に電話する

始業と終業の前後30分程度の時間帯は忙しいことが多いので避けて、できるだけ日中に電話をするようにしましょう。

相手が電話を切ってから切る

内定辞退の旨を伝え、ホッとしてすぐに電話は切らず、相手が切ってから切るのがマナーです。

最後の最後まで油断しないようにしましょう。

さやか

以上の４点が電話で内定辞退を伝える時の注意点なんですね。

内定辞退の時以外の時も使える電話でのマナーですねっ♪

私も意識します！

次はメールでのポイントを解説していきます。見ていきましょう。

メールで内定辞退するポイント

内定辞退は素早く伝えるというのが大切です。

したがって場所と時間を選ばないとされているメールでの内定辞退は効果的です。

しかし、気をつけなければならないポイントがいくつかあります。

深夜などの非常識な時間には送らない

メールであれば始業、終業時間帯に送っても構いませんが、深夜などの非常識な時間にメールをするのだけは避けましょう。

その他の時間であれば、基本的にいつ送っても問題はありません

「どこの企業の」「誰に」送るのか間違えない

メールでは必ずどこの企業の誰宛てなのか、差出人は誰なのか、間違えないようにしましょう。

メールは一度送信すると、訂正ができません。

失礼な文章になっていないか、名前を間違えていないかなど確認してから送信するようにして下さい。

「内定辞退する」という事をしっかり伝える

内定辞退に関して曖昧な表現をすると、話がこじれ長引くことになります。

内定を辞退するというはっきりとした言葉を使いましょう。

メールで伝えた後に電話すると誠実

メールだけでは誠意に欠けると思うならメールで辞退の旨を伝えたあとに、電話や直接謝罪をするのも１つの方法です。

取り急ぎ伝える手段としてメールは有効なので、さらに誠意を伝えるためには電話や直接謝罪が効果的なのです。

さとし

メールで先に内定辞退を伝えてから電話すれば、まだ気は楽だな！

手紙で内定辞退するポイント

内定辞退を手紙で伝えるというのは、相手に一番誠意が伝わる一番の方法でしょう。

以下でポイントを紹介していきます。

１つ１つ解説していきます。

直筆で書く

直筆で書くのが一番誠意が伝わる方法です。

「丁寧な字」と「誤字」がないか必ず確認するようにしましょう。

PCで作成しても直筆の署名をする

字に自信がなかったり、手書きだと読みづらいと感じる場合はPCで作成しても問題ありません。

しかし、その際は自分を証明するものとして必ず直筆の署名も記しておいて下さい。

手紙を送る前にメールや電話で一報しておく

手紙で内定辞退をするときの注意点としては内定辞退はいち早く企業に伝える事が大切です。

手紙を送る前にメールや電話で一報入れておくのが望ましいといえるのです。

先に別の手段で伝えておけば、手紙が届いたときにわざわざ労力をかけたということが伝わり誠意を示すことができます。

さやか

日本では気持ちを伝える手段として手紙はかなり有効なので、誠意を伝えるならおススメの方法ね。

次は電話・メール・手紙の例文を紹介していきます。

１つ１つ確認していきましょう。

電話・メール・手紙の例文

『電話でどう伝えたらいいのかわからない…。』

『メール・手紙をどうやって書けばいいのか分からない…。』

そんな方はここで紹介するトークスクリプトと例文をそのまま参考にして下さい。

では参ります。

承諾後の電話の例文

基本的には、聞かれない限り内定辞退理由を答える必要はありません。

『企業に迷惑をかけて申し訳ない』

と深く詫びる気持ちを持って、「内定を辞退したい旨」と「謝罪の意」を簡潔に述べましょう。

上記のように伝えれば問題ありません。

内定辞退理由を聞かれた場合のトークスクリプトは以下です。

内定辞退の理由を聞かれた場合

就活中はメールや電話をする機会が多くあるため、慣れている就活生も多いはずです。

内定承諾後に辞退する場合も、気を抜かずにマナーを守ることが大切なのです。

マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。

詳しくはこちらの記事をどうぞ。

https://taishoku-navi.com/00017

承諾後の手紙の例文

内定辞退の旨を電話で伝えた後のお詫び状はなるべくその日のうちに書き、投函するのがよいとされています。

手紙を送る際には慌てず落ち着いて内容に間違いがないように気をつけて下さい。

では下記で例文を紹介します。

こちらが手紙の例文ですが、このような例文を人事担当者は毎年見ています。

もし余裕があるのであれば、一部分だけでも自分の言葉に置き換えて書くようにすれば、テンプレートではないと感じて誠実であると思ってもらえるのです。

さやか

承諾後に内定辞退することは悪いことではないと、わかっていても気が引けますよね。

アサミ

そうね。だからこそ、「誠実さ」というのが大切になのよ。

次は、転職エージェントを利用した場合の内定辞退方法について解説していくわ。

では以下を見ていきましょう。

転職エージェントでの内定辞退とは

転職エージェントを利用して得た内定を承諾後に辞退することはできるのでしょうか。

結論から述べると、転職エージェントを利用し内定承諾後でも、内定辞退することは通常と同じく可能です。

転職活動において複数の企業を受けることは一般的なため、企業の採用担当者もその点を理解しています。

転職エージェントを介している場合、さらには内定承諾後となると

『仲介してくれている担当アドバイザーに申し訳ない気がする』

と感じたりするかもしれません。

しかし、納得がいかないまま妥協してしまうと、せっかく転職したのに長続きしないという結果にもなりかねません。

本末転倒にならないためにも、長期的に見て続けられそうな仕事選び、企業選びをすることが最優先です。

内定辞退の方法と例文

転職エージェントに内定辞退を申し出る時は、その理由をきちんと説明することが大切です。

うまく言葉で理由を伝えられない場合は、メールで文字にして担当者に内定辞退理由を含めメールを送信しましょう。

以下で、メールの例文を記載します。

伝える内容が内定辞退であっても、基本のビジネスマナーを守ることで印象がダウンすることはありません。

その後のやり取りがスムーズに進みます。

承諾後に内定辞退をしたとしても、転職の意思や熱意がある求職者に対して転職エージェントはサポートを続けてくれるはずです。

逆に一方的に損害賠償請求するぞ、承諾したのだから内定辞退はできないというエージェントがいればそれは最低・最悪なエージェントです。

毅然とした態度で臨み、最悪の場合は連絡を無視するのもいいでしょう。

まとめ

今回は、内定承諾後の辞退の方法についてご紹介してきました。

やはり、内定を出してくれた企業に断るのは気がひけるかと思います。

しかし、企業も早く言ってくれなければ損害が増えてしまいます。

内定辞退することになってしまった場合は、どんな連絡手段でもいいのでまずは連絡を入れるようにしてください。

あなたの就職活動がうまくいくことを願っています。

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それではここからは、当サイトおすすめの退職代行サービスについてご紹介します。

アサミ

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アサミ

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