退職

【退職届の印鑑マニュアル】シャチハタはNG?図解で分かりやすく解説

退職届は、退職する際に会社に対して提出する書類です。

会社に提出する重要な書類でのミスは許されませんよね。

というわけで今回は、退職届を書く際に間違いがちな「押印」のルールを解説します。

『どの印鑑を使えばいいんだろう』

『どこに押せばいいんだ』

などの疑問を解決していきます。

さらに合わせて、退職届の基本的な書き方や、マナーなどを紹介していきます。

では、最初に印鑑の種類について紹介します。

さっそく、確認していきましょう!

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印鑑の種類

印鑑の種類を大きく分けると4つの種類に分けることができます。

印鑑の種類印鑑の種類

一つ一つ解説していきます。

シャチハタ

シャチハタはゴムの印面にインクが浸透しているため、朱肉のいらない簡単な認め印として使用できます。

家庭で荷物の受け取りなどに使われることが多いでしょう。

認印

認印とは、個人が日常生活上使用する印鑑で、印鑑登録をしてある印鑑以外のものです。

書類への捺印や公共料金等の各種届出といった承認・意思確認の際に使われることが多く、文房具店、100円ショップなどでも購入可能です。

実印

役所で印鑑登録した印鑑のことを指します。

法的効力があり、印鑑登録や不動産・保険・車などの契約時に使用する印鑑です。

拇印

親指に朱肉を付けて、指の指紋を確認するために押印することを指します。

拇印を日常で使うことはほぼありません。

しかし、印鑑を持ち合わせていない時などに拇印で対応することもあります。

拇印が多く使われる場面は、警察に捕まった際などです。

ここまで、印鑑の種類を紹介してきました。

では、退職届に適した印鑑とは上記の中でどれなのでしょうか。

下記で解説していきます。

それでは見ていきましょう!

退職届の印鑑は「認印」を使う

結論から言うと、退職届に適した印鑑は「認印」とされています。

シャチハタでの押印はNGなのです。

会社員であれば、シャチハタはカバンに持ち合わせている場合も多くあり、退職届に使うことに抵抗はないでしょう。

しかし、退職届に押印する際には適していないとされているのです。

シャチハタがNGとされている理由を解説していきます。

シャチハタがNGな理由

シャチハタがNGな理由は大きく3つあります。

NGな理由
  1. 印鑑の形が変わる恐れがある
  2. 印が消えやすい
  3. 誰でも手に入る

一つ一つ解説していきます。

印鑑の形が変わる恐れがある

シャチハタの印面はゴム製のため、「力の入れ具合」「長年の劣化」によって形が変形することがあるのです。

その場合、本人が押印したのか判断できなくなってしまいます。

したがって、重要な書類などに押印する際の印鑑としては不向きです。

印が消えやすい

シャチハタのインクは、印面のゴム素材からでもしっかりインクが出るように、朱肉とは違うインクを使っています。

そのため、朱肉とは違いすぐに色褪せてしまい、時間が経過することによってインクが消えてしまいます。

したがって、シャチハタは長期的に保管される書類には不向きなのです。

誰でも手に入る

シャチハタは大量に製造されていて、100円均一ショップなどで誰でも手軽に同じ印鑑を入手できます。

書類の偽造も簡単に行われてしまうのです。

そのため、重要な書類へのシャチハタでの押印は避けるべきです。

会社によってはシャチハタを社員に配布する企業もありますよね。

会社への提出する書類にいつもシャチハタで押印して提出していれば

『退職届も会社に提出するし、シャチハタを使おう。』

と思うかもしれませんが、退職届には「認印」で押印しましょう。

退職届には認印を使いましょう

退職届に適しているのは、「認印」です。

「認印」が適している理由は、他の種類の印鑑が適していないからです。

シャチハタが適していない理由を上記で解説しました。

そして、「シャチハタ」以外の「実印」・「拇印」も同じく適していません。

理由を解説していきます。

「実印」が適していない理由

実印は法的効力を持っている大切な印鑑です。

多用すれば、個人情報漏洩のリスクが高まります。

「実印で」と指定されない限り、実印の使用は極力避けたほうがいいです。

退職届では使用する必要はありません。

「拇印」が適していない理由

拇印を使用する場面は印鑑を持ち合わせていない時です。

一方、退職届はその場で印鑑を持っていない時に作成するものではありません。

退職届は準備して、相手に渡す書類です。

拇印が押印された退職届を上司が受け取ると

『退職届を急いで作ったのか?マナーのなってない奴め』

と思われ印象が悪くなってしまいかねません。

このようなリスクを避けるため、退職届には「認印」を使うようにしましょう。

ここまで、退職届に適している印鑑が「認印」であるというのを説明してきました。

下記では、退職届の書き方やマナーについて解説していきます。

それでは確認していきましょう!

退職届のマナー

上記で、退職届に適している印鑑は「認印」であると、紹介してきました。

しかし、実際は退職届に関しての形式などは自由で、法律で決まっている形式もありません。

A4のコピー用紙に手書きで

「○月○日に退職します。」

とだけ、書いても退職届と認められます。

ではなぜ、自由な形式であるはずの退職届で決まりというのがあるのでしょうか。

それは、社会人であればマナーを守るべきだからです。

マナーを守り、社会人として誠意を持って退職届を作成することが大切なのです。

では、下記で退職届に関しての書き方や、マナーを解説していきます。

それでは、参りましょう。

退職届の書き方【サンプルあり】

上記はサンプルの退職届です。

上記のように記載すれば、マナーを守った常識的な退職届を作成することができます。

退職届における注意すべきポイントが大きく4つあります。

退職届4つのポイント

ポイント① 退職日の記載

ポイント② 提出日の記載

ポイント③ 代表者の記載

ポイント④ 印鑑の位置は氏名の下

ポイント① 退職日の記載

退職届には日付を書く箇所が二箇所あります。

①の矢印の部分には、退職する日を記載してください。

数字は全て漢数字がマナーとなっています。

数字のルール
  • 2018年……NG
  • 平成三十年…OK
  • 平成三〇年…OK
  • 二千十八年…OK
  • 二〇十八年…OK

西暦でも和暦でも問題ありませんが、漢数字で書いてください。

ゼロも「〇」という漢数字があります。

○と似ていますが、別のものです。

誤字があれば、書き直しましょう。

ポイント② 提出日の記載

日付を書く二箇所目に、退職届を提出した日付を記載してください。

退職日だけ記載すればいいと思って、提出日の記載を忘れる人がよくいるのです。

しかし、提出日を記載していないと、会社から記載不備として、もう一度書き直すことを指示されます。

退職届で一番忘れがちなポイントですので、注意しておきましょう。

ポイント③ 代表者の記載

退職届を提出するのが、上司だからといって、ポイント③の部分に上司の名前を記載してはいけません。

「会社の名前」・「会社の社長の名前」を退職届に書きます。

この部分が、会社の代表ではない場合、退職届が受理されないこともありますので、注意してください。

ポイント④ 印鑑の位置は氏名の下

退職届には必ず押印が必要です。

「認印」で自分の名前の下に押印しましょう。

退職届の書き方について、詳細は下記の記事もご確認ください。

【図解で早わかり】退職届を封筒・添え状で郵送する方法
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では、次は退職届で印鑑の押印を失敗した場合、どうすればいいのでしょう。

よくある失敗や、その対処法を紹介していきます。

では見ていきましょう!

印鑑の失敗の対処法

退職届をキレイに書き上げて

『最後に印鑑を押せば完成!』

と思っていたのに、印鑑を押し間違えてしまった場合もあるかと思います。

印鑑の押し間違えのために、書類を一から書き直すのは大変ですよね。

ここでは、印鑑を押し間違えてしまった場合の対処方法について、紹介していきます!

では参ります。

印鑑が薄い場合は?

押した印鑑が薄いかどうか、その判断基準は明確になっていません。

しかし、印鑑の氏名が正しく読み取れないくらい薄いようであれば、訂正した方が良いでしょう。

印鑑が曲がった場合は?

印鑑が曲がってしまい、正しい氏名が読み取れない場合、訂正した方が良いでしょう。

なお、印鑑の訂正方法はいたって簡単です。

  1. 訂正したい印鑑の上に、重なるようにちょっとずらして押します。
  2. 次に余白に印鑑を押します。この時は、元の印鑑と重ならないように注意します。

以上が印鑑の訂正の手順です。

印鑑が薄い場合の訂正でも同様の方法でかまいません。

過去、一部のメディアで印鑑を押印するときにあえて左斜めに傾けることで、「お辞儀しているように見せて上司を敬う」といったやり方が取り上げられたことがありますが、これは完全な誤りです。

SNS上でもこの考えに批判が殺到し、炎上騒ぎとなりましたが、これはビジネスマナーとはとても言えないおかしな考え方です。

印鑑を押印する前は、目視でまっすぐ押せているかどうかしっかり確認をしておきましょう。

印鑑を忘れた場合は?

そもそも、退職届に印鑑を押さずに提出してしまった場合には、どうなるのでしょうか。

上記で紹介した通り、退職届には本来決まったルールはありません。

したがって、印鑑を押すということも、あくまでの暗黙のルールであって必須ではありません。

もし、印鑑が必要であると会社側が判断した場合には、捺印が無い書類は一時、指し戻される場合があります。

その時に、印鑑を押すようにしましょう。

まとめ

一般的に退職届は普段から書くような書類ではありませんよね。

だから、いざ書こうと思ったら、つまづく部分が多いと思います。

今回は、退職届に適した印鑑について解説してきました。

まとめると

まとめ
  • 退職届には「認印」が適している
  • 「シャチハタ」は退職届に適していない
  • 「実印」は個人情報漏洩のリスクがあるから使わない
  • 「拇印」は印鑑を持っていない時に使う
  • 退職届は誠意を持って作成する

会社に提出する書類は丁寧に作成するのが基本です。

退職届なら、なおさら丁寧にかつ今までの感謝の気持ちと誠意を持って作りましょう。

この他に、退職届に関して詳しく知りたい方はこちらをどうぞ

下の記事は、「退職届」と「退職願」の違いを解説しています。

同じ意味に思われがちですが、実は意味が違うのです。

https://taishoku-navi.com/00032

一度提出した、退職届は撤回することはできるのでしょうか。

退職の撤回にはスピードが重要なのです。

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