退職

メールで退職相談してもいい?退職の切り出し方や件名まで徹底解説【例文あり】

メールを送っている画像

退職の相談をしたいけれど、なかなか言い出せない。

朝の朝礼で伝えようとしたけど、結局伝えることができずに退社してしまった経験ってありませんか?

お世話になった会社に対して、退職の意思を伝えるのは勇気がいりますよね。

退職に当たってマナーを守って話を進めないと、円満に退職することが困難になってしまうことがあります。

今回は、退職相談のメールの書き方やマナー、メールでアポを取る方法についてお伝えしていきます。

メールの例文も紹介するのでぜひ参考にしてみてください!

それでは見ていきましょう。

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メールで退職の相談しても大丈夫?

もちろん大丈夫です!

電話や直接口頭で退職の相談をするよりもメールでの相談の方がスムーズにいく場合もあります。

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なぜなら、電話や口頭で退職相談をする場合、中々言い出せなかったり、上司が忙しそうにしていたら喋り掛けづらかったりと言い出せる機会が少ないからです。

そのような時は、事前にメールでアポイントを取れば上司も時間を見つけて相談に乗ってくれるでしょう。

そうなれば、結果的に電話や口頭で退職の相談を持ちかけるよりスムーズに退職できます。

「上司がコワイ」「社内が忙しく切り出せない」といった様々な悩みから、退職を切り出せずにいる方も多いと思います。

しかし、メールであれば相手のタイミングで内容を確認してもらえますから、ハードルを下げることができます。

関連記事 ▶ 退職を切り出す勇気が出ない方必見!失敗しない円満退社の方法を解説

ただし!「メールの書き方」や「マナー」を知っていないと、相談メールが引き金となり上司との関係が悪化してしまい、円満退職から遠ざかってしまうことがあります。

そこで今回は、退職相談のメールの書き方や、メールでの注意点などについて詳しく解説していきます。

メールで退職相談するときの注意点とマナー

ポイント

それでは、退職相談のメールでの注意点と退職に当たってのマナーについて解説していきます。

メールで退職相談するときの注意点とマナー
  • 直属の上司に送信する
  • 会社の繁忙期は避ける
  • 上司の就業時間外(勤務終了後)送信する
  • 「退職」の文字をメールの文章に入れない

上記がメールでの注意点とマナーです。

この中で一番重要なのは、退職の文字をメールの文章に入れないことです。

『退職するのにどうして?』

と驚かれるかも知れませんが、これには詳しい理由があります。

後ほど解説しますので、ご安心ください。

それでは、一つ一つ確認していきましょう!

直属の上司にメールを送信する

実際にメールを送るとすれば、誰にメールを送信したらいいのでしょうか?

答えは、直属の上司です!

普段の仕事で、報告・連絡・相談している上司に最初にメールを送るのがマナーとされています。

なぜなら直属の上司を飛び越えて人事課長や、他の部署の上司に退職の相談をすれば、直属の上司の顔を潰していることになります。

自分のメンツを潰されたとなれば、上司もいい気分ではないでしょう。

その影響で上司との関係が悪化すると、今後の退職手続きなどやりづらくなってしまいます。

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また直属の上司に相談しづらいということで、メールを直属の上司以外に送信しても、必ずその上司の元へ連絡は行きます。

どうせ後々、気まずい思いをすることになるのであれば、退職相談のメールは必ず「直属の上司」へ送るのがいいでしょう。

繁忙期は避ける

退職相談をメールでするときは、会社の繁忙期は避けてください。

なぜなら、忙しい時に退職相談のメールをしてしまうと、上司が忙しくてメールに気付かず、スルーしてしまう可能性があるからです。

せっかくメールを送っても見られなければ、意味がありませんし、メールを見られていないにも関わらず

『いつ返信がくるのだろう』

と緊張して待つことになり、結果その時間が無駄になってしまいます。

さらには

『そういえば君の名前でメール来てたけど、忙しくて見れなかった。なんの用件?』

と聞かれ、せっかくメールで相談したかったはずが、結局口頭で伝えることになれば意味がありません。

それにあなた自身も繁忙期に会社の業務に追われていれば、落ち着いて退職の相談ができる状態ではないはずです。

繁忙期は避け、あなたと上司、共に余裕のある状態で退職相談のメールを送るようにしましょう。

就業時間外にメールを送信する

それでは実際にいつ退職相談のメールを送ればいいのでしょうか?

答えは、上司の勤務終了後です。

なぜなら、上司が勤務中にメールを確認すれば、あなたの所に来て「相談」の内容を聞いてくることになってしまいメールを送った意味がなくなるからです。

それに、勤務中は自分の業務もあり、業務とは別に退職の相談に時間を取れるとは限りません。

退職の相談が5分〜10分で終わるハズがありませんし、勤務中に上司がメールを確認して

「相談?昼ごはんでも食べながら聞くよ」

となれば

「話しづらいからメールで報告したのに…」と

退職を打ち明けづらくなります。

また就業時間外だからといって、出勤前の朝の早い時間にメールを送るのは避けて下さい。

朝は基本的に忙しいので、上司もメールで相談があると部下から送られてくれば、手短かに終わらせようとします。

その相談が「退職」であれば、「朝の忙しい時に、退職の相談なんて切り出すな」と言われ、険悪になる場合もあります。

それを避けるためにも就業時間外、勤務終了後に退職相談のメールを送信しましょう!

「退職」の文字を相談メールには入れない

それでは、注意点の中で一番重要な『退職』の文字を入れてはいけない理由について説明します。

その理由は、大きく3つあります。

  • 強い引き止めにあう
  • 上司が必要以上に身構える
  • 一方的に感じられ、いい印象を与えない

一つ一つ見ていきます。

強い引き止めに合う

まずは、下の「NGなメールサンプル」を見て下さい。

件名:ご相談

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

誠に勝手なのですが私、退職の方を検討しております。

その事でご相談したいことがありましてご都合の良い時間をお伺いできればと思います。

お手数をおかけしますが、宜しくお願い致します。

====================
署名
====================

どうでしょうか、一見丁寧な文章で良さそうですよね?

ただ、上司から見れば

『退職の相談か・・・。相談の段階ならまだ迷っているということだな、引き止めよう!』

と考えてしまいます。

なぜなら、上司としては部下が長く働いてくれる方が、自分の評価に繋がるからです。

つまり、部下の退職を引き止めることもまた、上司の仕事の一つなんですね。

「退職」の文字を入れると、引き止められやすい相談メールになりがちです。

『退職しようか迷っています。だから相談がしたいです。』

という様な内容のメールを送ってしまうと、上司に

『まだ迷っているなら、引き止めよう!』

と思われるので、避けてください。

良くある退職を悩む理由に「ウチの会社は人出不足だから、もし自分が抜けたらどうなるんだろう…」と言う方がいます。

はっきり言って、人出不足の状態としたのは会社の社長をはじめとする経営陣に責任があるのであって、個人が負い目を感じることではありません。

ですから、仮に会社が大変な状態であっても、ご自身の人生を最優先に考えて、たとえ強い引き止めに遭っても退職の意思を貫いてください。

人手不足でも確実に会社を退職できる方法【慰留ハラスメントに屈するな!】 会社を退職したくなっても、人手不足を理由に退職を言い出せなかったり、退職を断られたりしたことはありません...

上司が必要以上に身構える

なぜ、上司が必要以上に身構えるのでしょうか。

それは前述した通り、部下の退職を引き止めるのは上司の仕事だからです。

そのため、部下から退職相談メールを切り出されると上司は身構える傾向にあるのです。

では、上司が必要以上に身構えるとどうなってしまうのか?確認していきましょう。

まず退職相談のメールをした後に必ず、上司と二人で退職に関しての面談が行われます。

その時に、自分の立場を守る為に高圧的な態度や、あらゆる言い回しであなたの退職を引き止める準備をしてくるはずです。

前述の「強い引き止めに合う」という部分と似ていますが違う部分があります。

それは何かというと、上司に退職を引き止める準備をされるところです。

退職に関しての面談時、強い引き止めを受けると退職の意思が固い人にしてみれば、時間の無駄でただのストレスに感じてしまいます。

その面談時のストレスを減らすため、上司に必要以上に身構えさないようにすることが重要です。

さらに注意すべきは「退職」したいという意思が強ければ強いほど、退職の相談メールに「退職」の文字を入れてしまいがちになってしまいます。

しかしメールで先に「退職」を伝えると、強い引き止めに合う可能性が非常に高くなるので注意が必要です。

一方的な印象を与えてしまう

まずは下記の「NGなメールサンプル」を見てください。

件名:ご相談

〇〇部長

お疲れ様です。△△です。

メールでの連絡が失礼なことは承知の上ですが、一身上の都合により退職する意思が固まりましたので報告申し上げます。

一度、退職のお手続きについてご相談させて頂きたいと思っております。

お手数をお掛けしますが宜しくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

どうでしょうか。

文章は丁寧ですが、非常に一方的で、強引な印象を受けますよね。

この様なメールが部下から送られてきたら、上司はあまりいい気がしません。

もし、上司の気分を損ねると、その後の退職手続きや、引き継ぎ作業がやりづらくなります。

退職日まで一緒に働くのですから、上司との関係は良好なまま退職を目指すのがベストです。

上司に退職相談のメールを送るときの注意点とマナーについて、下記にまとめました。
再度ご確認ください。

メールで退職相談するときの注意点とマナー
  • 直属の上司に送信する
  • 会社の繁忙期は避ける
  • 上司の就業時間外(勤務終了後)送信する
  • 「退職」の文字をメールの文章に入れない

では次は、退職相談メールの例文を紹介していきます。

ぜひ参考にしてみて下さい。

退職相談をするときのメールの書き方、例文をご紹介

メール

まず、退職相談のメールで意識する大切なことは

『退職相談のメールでは、退職の意思を伝えるのではない』

ということです。

あくまで退職の相談のアポイントを取るイメージが大切なのです。

また今回、紹介するメールの例文は4種類あります。

メールで退職相談するときの例文
  • 退職の相談を切り出すケース
  • 上司がメールで退職と気付いたケース
  • 退職の意思を伝えるケース
  • 転職が理由で退職の意思を伝えるケース

それぞれの例文でどのような違いがあるのでしょうか。

一つ一つ解説していきます!

退職の相談を切り出すメール【例文】

まずは退職の相談を切り出すメールからみていきます。

退職の相談をメールで切り出す場合は、下記の例文のようにメールを作成するのがいいでしょう。

件名:ご相談

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

お忙しい中恐れ入ります。

ご相談したいことがあるのですが、ご都合の良い時間をお伺いできればと思います。

お手数をおかけしますが、宜しくお願い致します。

====================
署名
====================

上司の予定が掴めない場合は、上司に日時や時間を指定してもらうのが常識です。

「退職」の相談とは書かずに、アポイントを取るという意識でメールを作成します。

件名はシンプルに”ご相談”でいいでしょう。

上司からのメールの返信例

次は、上司からメールの返信がきた場合の返信例を紹介します!

今まで退職の相談メールで「退職」の文字は入れないようにと、当サイトではお伝えしてきました。

でも上司から

『退職か?』

とすでに勘づかれるケースもあります。

そのような場合どう返信すればいいのでしょうか。

見ていきましょう。

上司から『退職か?』のような旨のメールが送られてきた場合

件名:re:ご相談

急なメールに関わらず返信のほどありがとうございます。

誠に恐縮ながら、退職の意思が固まりましてそのご報告と、今後のお手続きに関してご相談させて頂きたくメールを送った次第です。

詳しい退職理由などは直接お伝えしたいと思っております。

つきましては、退職のお手続きについてご相談させて頂きたいと考えておりますので、一度、お時間をいただけますでしょうか。

メールでのご報告となり大変申し訳ございません。

お手数をおかけしますが宜しくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

『退職か?』

と勘づかれた場合、わざわざ嘘をつく必要はありません。

正直に「退職の相談」ということを伝えましょう。

ですが注意する点があります。

それは退職理由を伝えないということです。

なぜ、伝えてはならないのかというと

退職理由を伝えれば、強く引き止められる要因になり兼ねないからです。

たとえば退職理由が「人間関係で悩んでいる」とすれば「別の部署へ異動しようか?」

などの、引き止める理由を準備されてしまうからです。

自分の中で今の会社から「必ず退職する」という意思が固まっているのならば、強い引き止めは時間の無駄になります。

意思が固まっているのに強く引き止められてしまうとストレスに感じ、上司との口論の原因になってしまいます。

できるだけ、引き止められずに「退職」をしたいのなら、メールで退職理由を記載しないようにしましょう

上司に一度相談したにも関わらず、強引な引き止めなどで退職の意思を中々伝えられない時は、一度メールで退職の意思表示をするのも一つの手です。

退職の意思を伝える例文を紹介します。

相談後に強い引き止めにあった場合

前述したように、自分の口から上司へ退職の意思表示ができないこともあります。

その場合は、メールで退職の意思を伝えるのも一つの手段です。

ではさっそく、例文の方を見ていきましょう!

退職の意思を伝えるメール【例文】

退職の意思を伝えるメールの書き方で大切なのは誠意と感謝の気持ちを持ってメールを作成することです。

では例文を見てみましょう!

件名:ご相談

〇〇部長

お疲れ様です。△△です。

この度は急なご相談にもかかわらず、親身にお聞きいただき、誠にありがとうございました。

メールでの連絡が失礼なことは承知の上です。

この度、一身上の都合により退職する意思が固まりましたのでご報告申し上げます。

一度、退職のお手続きについてご相談させて頂きたいと思っております。

お手数をお掛けしますが宜しくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

このように退職に対して固い意思があると上司にしっかり伝えると、上司は引き止めを諦めざるを得ません。

メールであっても、意思を自分の文字にして伝えることが大切であるといえます。

では転職を理由に退職の意思を伝えるメールの例文を紹介します。

転職を理由に退職の意思を伝えるメール【例文】

転職が理由の場合でも同じで、誠意を持ってメールを作成します。

「飛ぶ鳥後を濁さず」という言葉もありますよね。

転職が決まっていても現職の職場へは誠意を持って退職の意思を伝えて下さい。

では下記の例文を確認しましょう。

件名:ご相談

〇〇主任

お疲れ様です。△△です。

この度は急なご相談にもかかわらず、親身にお聞きいただき、誠にありがとうございました。

ご相談のあと自分の将来について真剣に考えた結果、誠に恐縮ですが、退職する意思が固まりましたのでご報告申し上げます。

つきましては、退職のお手続きについてご相談させて頂きたいと思っております。

一度、お時間をいただけますでしょうか。

メールでのご報告となり大変申し訳ございません。

お手数をお掛けしますが宜しくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

このように退職の意思を伝えるメールを送信する時は、本文の冒頭に相談の時間を設けてくれたことに対してのお礼を添えます。

また、常識的にメールのみで退職の意思を伝えるのは上司に対して失礼です。

そのため、直接伝えられなかったお詫びの一文を添えた上で、退職の意思を伝えるようにしてください。

次は退職相談のメールでのメリット・デメリットを紹介していきましょう!

退職相談メールのメリット・デメリット

メリット・デメリット

まず退職相談をメールですることによるメリット・デメリットは何でしょうか。

それではメリットから見ていきます。

メリット

メリットは大きく分けて3つあります。

メリット
  • 上司に直接会わずに相談を持ち掛けられる
  • 確実に退職の相談ができる
  • 自分の気持ちが整理できる

では、一つ一つ確認していきましょう!

上司に直接会わずに相談を持ち掛けられる

実際に上司に直接相談のアポを取るのが難しい人はいますよね。

しかし、メールの場合は上司に直接会わずに相談のアポを取れるのが一般的です。

直接会わずに伝えるだけで、多少は気持ちは楽になるでしょう。

確実に退職の意思を伝えることができる

退職の相談という機会を設けることで、きっちりと意思を伝えることができます。

相談のタイミングを逃し、いつまでも退職の意志を伝えることができない人は多いでしょう。

しかし、退職相談のメールでアポを取れば、相談の機会を必ず得ることができるのです。

上司がメールを確認してくれれば、その後の話合いで、上司に退職の意思表示ができる機会を得られます。

退職の意思が固まってるのに、直接なかなか言い出せず悩んでいる人はぜひメールを送ってみましょう。

自分の気持ちが整理できる

退職したいからといって、いきなり退職を上司に伝えるとその後の話し合いで言葉が出なかったりして、うまく退職の意思を伝えることができないかもしれません。

しかし、アポをとっていればその日まで「なぜ自分は退職したいのか」「退職してどうするのか」などを文字に起こす時間が取れます。

そうすれば、いざ上司を直接前にしても、緊張せずに退職の意思を伝えることができるでしょう。

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デメリット

続いてデメリットをみていきましょう。

デメリットも大きく分けて3つあります。

デメリット
  • メールを見てくれていない可能性がある
  • 返信が来るまで緊張する
  • 上司から失礼に思われる

メールを見てくれない可能性がある

そもそも上司が忙しければ、メールの確認をしていない場合があります。

その場合「メールの確認していただいてもいいですか?」と言ってみてもいいでしょう。

社用ではなく、プライベートアドレスに送ってみてもいいかもしれません。

返信が来るまで緊張する

普段から上司に対して緊張していればなおさら緊張します。

退職の相談メールを送ったあとは、あまり気にせず黙々と自分の業務をこなしましょう。

「緊張して仕事が手に付かない!」という人におすすめなのが、金曜日の就業後にメールを送信するというものです。

なぜなら、基本的に土曜日と日曜日は休みなので、職場に行かずに自分の気持ちを整理できます。

上司から失礼に思われる

メールでの相談の持ちかけを嫌がる上司はいます。

そのような昔気質を持っている上司であれば、直接口頭で伝えた方が関係も悪化せずに済むでしょう。

以上がメリット・デメリットです。

それでは、退職相談のメールを送った後、どのように退職手続きが進んでいくのか見ていきましょう!

退職相談のメールを送信した後の流れ

まずは、退職の相談メールを確認した後の、一般的な退職の流れを解説していきます。

退職の流れ
  • 退職の相談メールを送る

    当サイトで紹介した注意点とマナーを守って送信する。

  • 退職の意思表示

    退職を決めたら直属の上司に退職の意思を伝えましょう。

  • 退職日の相談

    業務の流れや繁盛期などを考慮し、上司と相談して退職日を決定します。

  • 退職日の決定

    退職日が決まったら、在籍する会社の就業規則に従い退職願(退職届)を提出しましょう。

  • 業務の引き継ぎ

    退職の数日前までには引き継ぎが完了するように、しっかりスケジュールを立てましょう。

    業務内容や進行状況、顧客リストなどをまとめて資料に残しておくと便利です。

  • 退職日当日

    職場の人に挨拶をします。

    必要であれば社外へも手紙やメールで退職する旨を伝えましょう。

これが一般的な会社の退職の流れです。

しかし、現在の日本の社会にはブラック企業と呼ばれる組織も存在します。

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ブラック企業は、労働者が正しい手順で退職を申し出ても「強引な引き止め」「恐喝」「脅し」などで退職を妨害しようとします。

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まとめ

退職の相談メールの注意点やマナーについて解説してきました。

いかがだったでしょうか?

退職で大切なのは誠意を持って退職に臨むということです。

退職は人生を変える大きな決断です。

決して焦らず後悔のない選択をしていただければと思います。

しかし、会社によっては円満退職をしようと思ってもできない会社があります。

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