内定を獲得した学生の皆様、おめでとうございます！
けれど…。
「複数内定をもらった！」
「内定はもらえたけどあまり志望度の高い企業ではなかったから辞退をしたい！」
など、この時期になると内定を辞退することがありますよね。
そのような時は、内定辞退することになります。
内定辞退連絡は電話でするのが一般的ですが、電話だけでなく手紙でも送るとより丁寧な印象を与えることができます。
今回は、そんなときに押さえたい内定辞退の手紙の書き方や、注意点を詳しく紹介していきます。
内定辞退の連絡はどれがベスト？
内定辞退のベストな方法は
電話連絡をしてから詫び状(手紙)を送ることです。
それでは以下で解説していきます。
電話連絡してから手紙を送る
内定辞退の連絡は、必ず電話でするようにしましょう！
理由は２つあります。
- 電話が一番早く、確実に伝わる
- 電話で直接謝罪の気持ちを伝えるのが、一番誠意が伝わる
上記の理由を見れば、必ず電話での内定辞退がいいと理解できるはずです。
では、具体的な手紙を出すシュチュエーションを見ていきましょう。
手紙を出すシュチュエーション
では、どんな場合に手紙を出した方がいいのでしょうか？以下より紹介していきます。
内定承諾後に内定辞退をする場合
『一度内定を受けた後に内定辞退をしたい。』
と決めた場合には手紙を書いた方がいいでしょう。
内定を受け入れたことで、企業側も受け入れ準備を始めています。
その段階で辞退をすることは、内定先に大きな迷惑をかける事になります。
手紙で心からお詫びの気持ちを伝えましょう。
知人・友人に紹介してもらった場合
大学の教授、家族・親戚などに紹介してもらった企業からの内定を断る場合にも手紙を出しましょう。
内定辞退をすることはやむを得ません。
しかし、相手企業にも納得してもらい円満に辞退をしないと、紹介してくれた方にも迷惑がかかってしまいます。
内定辞退をする際には、企業だけではなく紹介してくれた方にもお詫びの連絡をいれましょう。
礼儀を重んじる会社・老舗企業の場合
企業の中には、昔からのしきたりや、礼儀をとても大切にしている企業もあります。
礼儀を重んじる企業の内定を辞退する時、相手の気分を害してしまうものかもしれません。
そのため、都合により仕方がなく辞退するとき、なるべく企業のプライドを傷つけないように対応することが大切です。
- 自分さえ良ければいいと思わず、これから就職をする後輩や同じ大学の生徒のことも考えましょう。
- 手紙を書く際も、文章や表現に気をつけて、丁寧に書きましょう。
- 失礼がないよう作法にのっとった内定辞退で、円満に手続きができるように注意しましょう。
ここからは手紙に関する注意点を解説していきます。
それでは参ります。
内定辞退の手紙(詫び状)の注意点
ここからは企業へ
「内定辞退の手紙を書くとき」
「出すときの注意点」
を確認していきます。
お礼やお詫びを企業側に伝えることが手紙の一番の目的ですが、失礼にならないようにマナーは守りましょう。
内定を辞退することで、企業には大きな迷惑となってしまうのは避けられません。
注意点に気を付けることで、相手への印象は変えることができます。
また、書きにくいからと先延ばしにするのはマナー違反です。
内定を辞退することを決め、企業へ電話連絡をした後は必ず、すぐに手紙を書くようにしましょう。
手紙(詫び状)を書く時の注意点
- 大原則として手書き
- 白地で縦書き対応の便箋を使う
- 一時でも間違えたら書き直す
上記が手紙を書く時の注意点です。
それでは１つ１つ見ていきましょう。
大原則として手書き
先ほど説明したとおり「誠意を伝える」のが、内定辞退の手紙には重要です。
それを伝えるには手書きにする必要があります。
心をこめて丁寧に書きましょう。
白地で縦書き対応の便箋を使う
内定を取り消したことに対するお詫びと、お世話になった採用担当者への感謝を込めて手紙を書くときは、白地で縦書き対応の便箋を使いましょう。
どんなに立派な文章を書いたとしても、書式が1つ違うだけで、誠意を感じることができない文章になってしまいます。
特に、内定辞退といった内容は採用担当者個人に送ることが多いため
『お世話になりました。』
という気持ちを込めて、一字一字丁寧に書いて送りましょう。
一字でも間違えたら書き直す
誤字や脱字があったのでは、謝意を伝えることはできません。
間違えたら最初から書き直すのが、文書のマナーであり、社会一般のルールです。
書き終えたら複数回チェックして、誤字脱字のないようにしましょう。
次は、手紙の書き方の例文を紹介しています。
では見ていきましょう。
手紙(詫び状)の書き方【例文あり】
お詫びの手紙は、「手書き」が基本です。
今回の手紙で重要なのは「気持ちを伝える」ことであるため、パソコンではなく、一字一字心を込めて書きましょう。
下記が大切なポイントです。
- 文頭と文末は「拝啓」「敬具」を使う
- 文章の始まりには、時候の挨拶を入れる
- 本文は短く簡潔に書く
- 末文は「末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」で締める
- 日付と差出人名を書き(大学名も書く場合あり)、最後に宛名を記入する
大切なポイントを意識しながら、例文を見ていきましょう。
引用：キチョナビ書き損じをした場合には修正液を使わず、新しく書き直すのがルールです。
書き終わったら、誤字脱字がないよう、何回も読み返します。
次は手紙を出す際の注意点を解説していきます。
それでは参ります。
手紙(詫び状)を郵送する時の注意点
内定辞退の手紙を出すときには、いくつか注意しておきたいポイントがあります。
- 封筒は白地で三つ折りにして入るサイズを選ぶ
- 封筒の宛先は担当者名
- 封筒の裏に自分の住所・氏名・日付を書く
- 切手の金額を気をつける
1つ1つ確認していきましょう。
封筒は白地・三つ折りにして入るサイズ
手紙を三つ折りにして丁度入る大きさにします。
封筒と便箋を買う際には、サイズが合うようにセットで購入すればいいでしょう。
封筒の宛先は担当者名
「人事部人事課御中」などの漠然とした宛名にしないほうが賢明です。
内定までもらっているのですから、ほとんどの場合、担当者名を把握しているでしょう。
個人名に送るのが原則です。どうしてもわからなければ
「人事部人事課 採用ご担当者様」とすればいいでしょう。
封筒の裏に自分の住所・氏名・日付を書く
封筒の裏には、開封をしなくても送り主が誰であるか分かるように、自分の住所、氏名、日付を書いておきましょう。
企業では毎日たくさんの郵便物が届くので、ひと目見てすぐにどのような内容の郵便なのか把握する必要があります。
電話で内定辞退の旨を伝えた日から、すぐに手紙を出すほうが良いでしょう。
電話で連絡をしてあるから急がなくても大丈夫だとは思わず、すぐにお礼とお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。
電話をした日から間隔が空いてしまっていては、企業に与える印象も悪くなってしまいます。
切手の金額を気をつける
封筒で手紙を送る場合には、定形郵便物になりますので82円で届くことがほとんどです。
しかし、封筒のサイズが大きくなり定形外になると料金は異なります。
また、内定辞退の手紙は、なるべく早く企業に届くことが望ましいので、速達で送る方がいいでしょう。
まとめ
内定辞退の手紙は、お詫びと感謝の気持ちを伝えるための手段です。
お互いに気持ちよく話を終えることができるような心遣いを大切しましょう。
そのための手段として、心を込めて手紙を書いてみてはいかがでしょうか。
あなたの未来も応援しています。
