『内定をいくつかもらったがどう断ればいいのかわからない』
『そもそも内定辞退は電話とメールどっちがいいの?』
『電話で内定辞退する時に注意するべきことは?』
というお悩みを抱えている就活生も多いはずです。
内定辞退は、一般的に電話で行うことが主流となっています。
ただし、電話を掛けても採用担当者が必ず出る保証はないので、事前にメールを送信する準備もしておけば、万全です。
せっかく自分を採用してくれた企業に内定辞退の電話をするのは気が引けますが、できるだけ相手の企業の方に失礼のないように心がけましょう。
今回は
電話での内定辞退の際に気をつけるべき4つのポイント
電話・メールでの内定辞退の例文
を解説していきます。
ではさっそく見ていきましょう。
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内定辞退を電話で伝えるときのポイント
内定辞退はマナーを守り、お互いができるだけ気持ちの良いやり取りをすることが大切です。
電話で内定辞退を伝える際は、最低でも以下4つのポイントに気をつけるようにしましょう。
- 内定辞退の意思はすぐに伝える
- 電話をかける時間帯
- 相手の都合を考える
- 結論を先に伝える
1つ1つ解説していきます。
内定辞退の意思はすぐに伝える
内定辞退の電話はなるべく早くかけるようにしましょう。
『もう少し考えてから内定辞退するか決めたい』
という人もいるはずです。
しかし、企業はあなたを採用したことによって採用活動を途中でストップしている可能性があります。
多大なコストをかけて採用活動を行ってくれた企業には最後まで気を遣う必要があるのです。
そのため、内定辞退の意思が出たらすぐに内定辞退の電話をするようにしましょう。
内定辞退の電話をかける時間帯
内定辞退の電話をするときに避けるべき時間帯は以下の通りです。
- 「始業時間」
- 「お昼時」
- 「終業間際」
電話を掛けるタイミングは、担当者の仕事の邪魔にならないよう配慮するのがポイントです。
たとえば、営業時間内に掛けるのは基本中の基本です。
営業時間外に掛けてしまうと、担当者が不在の場合や残業で忙しくしている可能性があります。
そして、営業時間内であっても始業30分間と終業30分前までは避けるべきでしょう。
内定辞退の電話をするのは12時~14時を避け、営業開始30分後~就業時間30分前までの時間帯が好ましいと言えます。
相手の都合を確認する
電話が繋がったらまず名乗り、加えて「今お時間よろしいでしょうか?」と確認しましょう。
社会人になると上司や先輩、取引先に電話をかける機会が必然的に多くなり、その際は先に相手の都合を確認するのが常識となっています。
電話に出ていきなり要件を伝えられると無礼に感じますよね。
社会人のマネー・礼儀として覚えておいて下さい。
結論を先に述べる
電話がつながって一通り挨拶が済んだら、「内定辞退の旨」を先に伝えるようにします。
せっかく自分に内定を出してくれた企業を断るのは億劫な気持ちになります。
しかし、前置きが長くなると相手に
『この子は一体なぜ電話してきたんだ?』
と思われ、相手の気分を害してしまうこともあるのです。
内定辞退することは悪いことではありません。
意思を強く持ち、先に結論を伝えるようにしましょう。
内定辞退の理由は聞かれたらしっかりと答える
そもそも、内定辞退理由は聞かれない限り伝える必要はありません。
内定辞退理由を聞かれてもいないのに「〜な理由で、他の企業を選びました」などと相手に伝えると、決していい気分にはならないでしょう。
内定辞退理由を自分から伝えるのは、余計なトラブルの要因になりかねないので伝えるべきではありません。
しかし、内定辞退の旨を伝えた後、『よかったら他の会社を選んだ理由を教えてくれませんか?』と内定辞退の理由を詳しく聞かれることも多くあります。
企業の採用担当者は、内定辞退理由をヒアリングすることで、今後の採用活動に活かしたいと考えているからです。
内定辞退理由を伝えるとき、以下のような会社の基礎ステータスを比較する理由は言わないようにすることが大切です。
- 「給料がいい」
- 「知名度が高い」
- 「規模が大きい」
それでは、会社を誹謗中傷せず、上手に内定辞退をするには、どのような理由が適切でしょうか?
以下で、よくある内定辞退理由の例文を紹介するので参考にしてみて下さい。
他社への就職が理由の例文
- 「御社の他に応募していた企業からも内定を頂き、検討の末、御社を辞退させていただくことになりました。」
- 「他に応募していた企業からも内定を頂き、そちらが自分のやりたかったことにより近い会社であったため辞退させていただくことになりました。」
- 「御社の他に並行して選考が進んでいた企業からも内定の連絡があり、この度は御社を辞退させていただくことを決断致しました。」
他社への就職が決まったことが理由の場合、詳細は聞かれてから答えられる部分だけ答えます。
大切なのは、他社から内定をもらったという理由をはっきりと伝えることです。
一身上の都合が理由の例文
- 「内定を頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、一身上の都合のため、内定を辞退させていただきます。」
- 「御社の内定を頂き大変嬉しい限りではございますが、検討の末、内定を辞退させていただくことを決断致しました。」
留年が理由の例文
- 「卒業に必要な単位足りず、恥ずかしながら留年が確定してしまいました。私自身の努力不足の結果でありながらどうしても御社で働きたいという思いを捨てきれずにいます。大変心苦しいお願いではございますが、卒業まで入社を伸ばしていただくことは可能でしょうか。」
- 「大変申し訳ございませんが、留年が確定してしまったため、御社の内定を辞退させていただくことになりました。」
留年が確定したことを包み隠さず伝えるのがポイントです。
また、留年が理由だと述べた後、企業が卒業まで待ってくれるのかをもしその企業に未練があるなら聞いてみても良いでしょう。
職種を理由とした例文
他社で○○職の内定をいただき、自分の適性を考え直した結果、○○職が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。
業種を理由とした例文
◯◯業界の会社から内定をいただき、自身の適性を考え直した結果、◯◯業界の仕事が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。
適性を理由とした例文
他社からいただいた◯◯という仕事が、私の◯◯という長所をより活かせると感じ、最後まで悩みましたが、このような決断となりました。
地元就職が理由の例文
地元の企業から内定をいただき、郷土へ貢献したいという想いが捨て切れず、このような決断となりました。
内定辞退の時だけじゃなくて社会人の電話のマナーにも使えるな。
その通りね。社会人になってからも使えるマナーばかりだから、内定辞退の連絡は1つの練習と思ってするといいわね。
ここまで、内定辞退するときの適切な理由について解説したわ。
次は、電話の例文を紹介していくわよ。
内定辞退電話の例文
実際の電話での内定辞退の例文を紹介していきます。
お世話になります。 (採用担当者に代わる) ●●様、お世話になっております。□□です。今お時間はよろしいでしょうか? 大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度御社よりいただきました内定は辞退させていただきたく、ご連絡致しました。 理由といたしましては〜(内定辞退理由を伝える)〜ためです。 最後まで悩みましたが、このような決断となりました。 選考に際し、●●様をはじめ御社には貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。 本日は貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。 |
内定辞退の電話をするのは心が痛むかもしれませんが、企業側の都合を考えて早めに連絡しましょう。
また、前述した通り、内定辞退する理由については、先方から聞かれなければ答える必要はないです。
上記で紹介した4つのポイントに気をつければお互い気持ち良くやり取りできるはずです。
ぜひ参考にしてください。
内定を辞退した企業により良い印象を与えたい方は、電話の後で直筆のお手紙を郵送するのがオススメです。

担当者不在の場合はメールで内定辞退を伝える
内定辞退を伝えるため電話を掛けたところ、担当者が不在だった場合はメールで伝えましょう。
「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します。」
などと、事前に電話での連絡を入れていた旨を伝えておくのが常識です。
件名:内定辞退のご連絡 本文: ○○株式会社 人事部 (署名) |
もう一度、おさらいです。
メールでのポイントは2つあります。
- 感謝の気持ちを伝える
- 署名を忘れない
一つ一つ見ていきましょう。
感謝の気持ちを伝える
内定辞退の本題に入る前に、まずは内定を出してくれたことへのお礼の言葉を入れましょう。
先に述べましたが数多く応募者がいる中から、あなたを評価し選んでくれたわけです。
まずは、そのことに感謝の気持ちを伝えましょう。
署名を忘れない
忘れてしまいがちですが、メールの最後には必ず自分の名前、所属大学名、連絡先、メールアドレスをいれます。
本文に氏名が入っているため、忘れる人もいますが、署名はメールのマナーとして必ず入れましょう。
内定承諾書を提出した後でも辞退できる
内定が出た企業へ、内定承諾書をすでに提出している方は多いでしょう。
「内定承諾書を出したのに辞退したら、法律違反にあたるのではないか」と心配していらっしゃるかもしれませんね。
しかし、内定承諾書を提出した後でも、辞退をすることは可能です。
内定辞退に関する法律は、民法627条1項にしっかりと記載されています。
下記を読んでみてください。
契約期間の定めのない労働契約においては、労働者は2週間の予告期間を置けば、特段の理由を必要とせずに労働契約を一方的に解除できる。
「2週間前までならいつ辞退をしてもなんの問題もない」というのが法律上の決まりです。
内定承諾書についてもっと詳しく知りたい方は、下記の記事をご確認ください。

せっかく内定をもらった企業に対して、辞退の連絡を入れるのは気まずいわよね。
でも、間違っても辞退の連絡を入れずに音信不通になるのはNG。
わざわざウソの理由を伝えることも、あなたの信用に関わること…!ゼッタイに避けるべきね。
マナーに乗っ取って内定辞退の連絡を入れれば、先方の採用担当者だってこれからの活躍を激励してくれるわよ。
マナーって分かってても、お世話になった採用担当者さんに内定辞退を伝えるのは気がひけるなぁ。
そうね。
方法やマナーを理解していても、自分で内定辞退を伝えることができない人はいるわ。
そんな人におすすめなのが「内定辞退代行サービス」よ。
あまり聞いたことがない人のため、ここからは内定辞退代行サービスについて詳しく説明していくわね。
内定辞退代行サービスとは
内定辞退代行とは、内定した企業に対して内定辞退の連絡を代理で業者が行ってくれるサービスです。
- 内定をもらったけど希望していた職種を諦めることができない。
- 別の仕事をしてみたいと思っている。
- 企業に内定辞退の電話して迷惑に思われるのが嫌だ、
- 忙しくて内定辞退に時間を割いている暇がない。
上記のような理由で、内定辞退する電話をかけられない学生・転職者さんに代わって代理で内定を辞退する連絡をしてくれるサービスです。
では、内定辞退代行サービスを行なっている当サイト運営会社が提供する「リクセル」を紹介します。

この「リクセル」というサービスは、株式会社Greenという運営会社が「内定辞退で悩む人を0にする」という意思の元で提供されています。
内定辞退はすごく気まずいですよね。
自分が就活生の時は時間がなく、内定辞退の電話連絡は悪いことではないのにも関わらず、億劫になってかなりの労力を使いました。
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上記で書きましたがリクセルの内定辞退代行の料金は19,800円です。
完全業務委託で、マナーを守り内定辞退することができます。
詳しくリクセルを知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

完全業務委託だから、依頼者は内定辞退先と一切連絡を取る必要がないのが魅力ね。
「リクセル」を使えば、お互いマナーを守って内定辞退できるな!
まとめ
たくさんの会社から内定を得られたとしても入社できるのは1社だけです。
悔いのないよう、じっくりと考えて決断しましょう。
会社側も、ある程度の内定辞退が生じることは最初から想定済みなのです。
誠意を尽くして相手に伝えることは、社会人としての基本マナーであり、内定辞退はまさに社会人デビューを果たすための第一歩と思って下さい。
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それではここからは、当サイトおすすめの退職代行サービスについてご紹介します。
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