内定

電話やメールで内定辞退しよう!マナーを守った電話のコツや「一身上の都合」「留年」など例文7パターンを解説

説明をする女性
さとし
さとし
だーイラつく!オレの後輩なんだけど、内定辞退の連絡が未だにできなくてモジモジしてんだ。アサミ先生、得意のパワハラでいっちょ喝入れてくんねーか?
アサミ
アサミ
ひっぱたくわよ?さとし君。まあでも、ガサツなさとし君と違って、その後輩の子はやさしいのよ。そんなときは、まず内定辞退をする理由を明確にした上で、はっきりと文章にまとめればいいの。
さとし
さとし
(ヤベエ…ひっぱたかれる…)そうか、どう言葉で伝えればいいか、わかんないわけだな。
アサミ
アサミ
さて、それじゃ、内定辞退の電話で抑えて欲しい4つのポイントと、肝となる内定辞退の理由を7つの例文を使って解説していくわよ!

内定辞退の理由7つの例文は こちら↓

『内定をいくつかもらったがどう断ればいいのかわからない』

『そもそも内定辞退は電話とメールどっちがいいの?』

『電話で内定辞退する時に注意するべきことは?』

というお悩みを抱えている就活生も多いはずです。

内定辞退は、一般的に電話で行うことが主流となっています。

ただし、電話を掛けても採用担当者が必ず出る保証はないので、事前にメールを送信する準備もしておけば、万全です。

内定辞退のメール例文は こちら↓

せっかく自分を採用してくれた企業に内定辞退の電話をするのは気が引けますが、できるだけ相手の企業の方に失礼のないように心がけましょう。

この記事で分かること
  • 内定辞退の電話をするときの4つのコツ
  • 7つの内定辞退理由に合わせた例文
  • 採用担当者不在時のメール例文

※電話ではなく、手紙のみで内定辞退をしたい方は、下記の記事もご参照ください。

関連記事①▶ 【コピペで完成】内定辞退の手紙の書き方を例文で解説

関連記事②▶ 緊張の電話をしなくとも内定辞退ができる「内定辞退セット」とは?

※こちらは、学生側が内定ホールドをするのは、企業側が早い時期から採用活動をしているのが原因だと説いている動画です。

「内定を断るなんて申し訳ない…」と悩む方にオススメです。

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内定辞退を電話で伝えるときに大切な4つのポイント

内定辞退はマナーを守り、お互いができるだけ気持ちの良いやり取りをすることが大切です。

電話で内定辞退を伝える際は、最低でも以下4つのポイントに気をつけるようにしましょう。

  1. 内定辞退の意思はすぐに伝える
  2. 電話をかける時間帯
  3. 相手の都合を考える
  4. 結論を先に伝える

1つ1つ解説していきます。

①内定辞退の意思はすぐに伝える

内定辞退の電話はなるべく早くかけるようにしましょう。

『もう少し考えてから内定辞退するか決めたい』

という人もいるはずです。

しかし、企業はあなたを採用したことによって採用活動を途中でストップしている可能性があります。

多大なコストをかけて採用活動を行ってくれた企業には最後まで気を遣う必要があるのです。

そのため、内定辞退の意思が出たらすぐに内定辞退の電話をするようにしましょう。

②内定辞退の電話をかける時間帯

内定辞退の電話をするときに避けるべき時間帯は以下の通りです。

  • 「始業時間」
  • 「お昼時」
  • 「終業間際」

電話を掛けるタイミングは、担当者の仕事の邪魔にならないよう配慮するのがポイントです。

たとえば、営業時間内に掛けるのは基本中の基本です。

営業時間外に掛けてしまうと、担当者が不在の場合や残業で忙しくしている可能性があります。

そして、営業時間内であっても始業30分間と終業30分前までは避けるべきでしょう。

内定辞退の電話をするのは12時~14時を避け、営業開始30分後~就業時間30分前までの時間帯が好ましいと言えます。

③相手の都合を確認する

電話が繋がったらまず名乗り、加えて「今お時間よろしいでしょうか?」と確認しましょう。

社会人になると上司や先輩、取引先に電話をかける機会が必然的に多くなり、その際は先に相手の都合を確認するのが常識となっています。

電話に出ていきなり要件を伝えられると無礼に感じますよね。

社会人のマネー・礼儀として覚えておいて下さい。

④結論を先に述べる

電話がつながって一通り挨拶が済んだら、「内定辞退の旨」を先に伝えるようにします。

せっかく自分に内定を出してくれた企業を断るのは億劫な気持ちになります。

しかし、前置きが長くなると相手に

『この子は一体なぜ電話してきたんだ?』

と思われ、相手の気分を害してしまうこともあるのです。

内定辞退することは悪いことではありません。

意思を強く持ち、先に結論を伝えるようにしましょう。

7つの内定辞退の理由を例文で解説

そもそも、内定辞退理由は聞かれない限り伝える必要はありません。

内定辞退理由を聞かれてもいないのに「〜な理由で、他の企業を選びました」などと相手に伝えると、決していい気分にはならないでしょう。

内定辞退理由を自分から伝えるのは、余計なトラブルの要因になりかねないので伝えるべきではありません。

しかし、内定辞退の旨を伝えた後、『よかったら他の会社を選んだ理由を教えてくれませんか?』内定辞退の理由を詳しく聞かれることも多くあります。

企業の採用担当者は、内定辞退理由をヒアリングすることで、今後の採用活動に活かしたいと考えているからです。

内定辞退理由を伝えるとき、以下のような会社の基礎ステータスを比較する理由は言わないようにすることが大切です。

  • 「給料がいい」
  • 「知名度が高い」
  • 「規模が大きい」

それでは、会社を誹謗中傷せず、上手に内定辞退をするには、どのような理由が適切でしょうか?

以下で、よくある内定辞退理由の例文を紹介するので参考にしてみて下さい。

①他社への就職が理由の例文

  • 「御社の他に応募していた企業からも内定を頂き、検討の末、御社を辞退させていただくことになりました。」
  • 「他に応募していた企業からも内定を頂き、そちらが自分のやりたかったことにより近い会社であったため辞退させていただくことになりました。」
  • 「御社の他に並行して選考が進んでいた企業からも内定の連絡があり、この度は御社を辞退させていただくことを決断致しました。」

他社への就職が決まったことが理由の場合、詳細は聞かれてから答えられる部分だけ答えます。

大切なのは、他社から内定をもらったという理由をはっきりと伝えることです。

②一身上の都合が理由の例文

  • 「内定を頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、一身上の都合のため、内定を辞退させていただきます。」
  • 「御社の内定を頂き大変嬉しい限りではございますが、検討の末、内定を辞退させていただくことを決断致しました。」
内定辞退の理由を一身上の都合とする場合、細かく述べる必要はありません。
「一身上の都合」や「検討の末」などとシンプルに述べましょう。

③留年が理由の例文

  • 「卒業に必要な単位足りず、恥ずかしながら留年が確定してしまいました。私自身の努力不足の結果でありながらどうしても御社で働きたいという思いを捨てきれずにいます。大変心苦しいお願いではございますが、卒業まで入社を伸ばしていただくことは可能でしょうか。」
  • 「大変申し訳ございませんが、留年が確定してしまったため、御社の内定を辞退させていただくことになりました。」

留年が確定したことを包み隠さず伝えるのがポイントです。

また、留年が理由だと述べた後、企業が卒業まで待ってくれるのかをもしその企業に未練があるなら聞いてみても良いでしょう。

④職種を理由とした例文

他社で○○職の内定をいただき、自分の適性を考え直した結果、○○職が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。

⑤業種を理由とした例文

◯◯業界の会社から内定をいただき、自身の適性を考え直した結果、◯◯業界の仕事が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。

⑥適性を理由とした例文

他社からいただいた◯◯という仕事が、私の◯◯という長所をより活かせると感じ、最後まで悩みましたが、このような決断となりました。

⑦地元就職が理由の例文

地元の企業から内定をいただき、郷土へ貢献したいという想いが捨て切れず、このような決断となりました。

さとし
さとし

内定辞退の時だけじゃなくて社会人の電話のマナーにも使えるな。

アサミ
アサミ

その通りね。社会人になってからも使えるマナーばかりだから、内定辞退の連絡は1つの練習と思ってするといいわね。

ここまで、内定辞退するときの適切な理由について解説したわ。

次は、電話の例文を紹介していくわよ。

【実際の例】内定辞退の電話はこんな感じ

実際の電話での内定辞退の例文を紹介していきます。

お世話になります。
先日、御社より「〇〇(職種名)」内定のご連絡をいただきました□□ □□と申します。
採用担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか?

(採用担当者に代わる)

●●様、お世話になっております。□□です。今お時間はよろしいでしょうか?

大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度御社よりいただきました内定は辞退させていただきたく、ご連絡致しました。

理由といたしましては〜(内定辞退理由を伝える)〜ためです。

最後まで悩みましたが、このような決断となりました。

選考に際し、●●様をはじめ御社には貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。

本日は貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。

内定辞退の電話をするのは心が痛むかもしれませんが、企業側の都合を考えて早めに連絡しましょう。

また、前述した通り、内定辞退する理由については、先方から聞かれなければ答える必要はないです。

上記で紹介した4つのポイントに気をつければお互い気持ち良くやり取りできるはずです。

ぜひ参考にしてください。

内定を辞退した企業により良い印象を与えたい方は、電話の後で直筆のお手紙を郵送するのがオススメです。

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担当者不在の場合はメールで内定辞退を伝える

内定辞退を伝えるため電話を掛けたところ、担当者が不在だった場合はメールで伝えましょう。

「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します。」

などと、事前に電話での連絡を入れていた旨を伝えておくのが常識です。

件名:内定辞退のご連絡

本文:

○○株式会社 人事部
○○様
お世話になっております。内定の通知をいただきました、名美 太郎です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
履歴書や職務経歴書にお目通しをいただいたり、面接でご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

(署名)
氏名
所属大学名
連絡先(電話番号)
メールアドレス

もう一度、おさらいです。

メールでのポイントは2つあります。

  • 感謝の気持ちを伝える
  • 署名を忘れない

一つ一つ見ていきましょう。

感謝の気持ちを伝える

内定辞退の本題に入る前に、まずは内定を出してくれたことへのお礼の言葉を入れましょう。

先に述べましたが数多く応募者がいる中から、あなたを評価し選んでくれたわけです。

まずは、そのことに感謝の気持ちを伝えましょう。

署名を忘れない

忘れてしまいがちですが、メールの最後には必ず自分の名前、所属大学名、連絡先、メールアドレスをいれます。

本文に氏名が入っているため、忘れる人もいますが、署名はメールのマナーとして必ず入れましょう。

内定承諾書を提出した後でも辞退できる

内定が出た企業へ、内定承諾書をすでに提出している方は多いでしょう。

「内定承諾書を出したのに辞退したら、法律違反にあたるのではないか」と心配していらっしゃるかもしれませんね。

しかし、内定承諾書を提出した後でも、辞退をすることは可能です。

内定辞退に関する法律は、民法627条1項にしっかりと記載されています。
下記を読んでみてください。

「2週間前までならいつ辞退をしてもなんの問題もない」というのが法律上の決まりです。

内定承諾書についてもっと詳しく知りたい方は、下記の記事をご確認ください。

内定辞退承諾後
内定承諾後の辞退に注意!トラブルを避けるための例文・マナーを解説新卒や転職志望者は内定承諾後でも辞退する権利があります。穏便に揉めないよう電話やメールで断るのが、社会人として当然のマナーです。本記事では、電話・メール・手紙どの内定辞退のやり方でも使える例文をご紹介します。...
アサミ
アサミ

せっかく内定をもらった企業に対して、辞退の連絡を入れるのは気まずいわよね。

でも、間違っても辞退の連絡を入れずに音信不通になるのはNG。
わざわざウソの理由を伝えることも、あなたの信用に関わること…!ゼッタイに避けるべきね。

マナーに乗っ取って内定辞退の連絡を入れれば、先方の採用担当者だってこれからの活躍を激励してくれるわよ。

さやか
さやか

マナーって分かってても、お世話になった採用担当者さんに内定辞退を伝えるのは気がひけるなぁ。

アサミ
アサミ

そうね。

方法やマナーを理解していても、自分で内定辞退を伝えることができない人はいるわ。

そんな人におすすめなのが「内定辞退代行サービス」よ。

あまり聞いたことがない人のため、ここからは内定辞退代行サービスについて詳しく説明していくわね。

内定辞退代行サービスとは

内定辞退代行とは、内定した企業に対して内定辞退の連絡を代理で業者が行ってくれるサービスです。

  • 内定をもらったけど希望していた職種を諦めることができない。
  • 別の仕事をしてみたいと思っている。
  • 企業に内定辞退の電話して迷惑に思われるのが嫌だ、
  • 忙しくて内定辞退に時間を割いている暇がない。

上記のような理由で、内定辞退する電話をかけられない学生・転職者さんに代わって代理で内定を辞退する連絡をしてくれるサービスです。

では、内定辞退代行サービスを行なっている当サイト運営会社が提供する「リクセル」を紹介します。

この「リクセル」というサービスは、株式会社Greenという運営会社が「内定辞退で悩む人を0にする」という意思の元で提供されています。

内定辞退はすごく気まずいですよね。

自分が就活生の時は時間がなく、内定辞退の電話連絡は悪いことではないのにも関わらず、億劫になってかなりの労力を使いました。

そんな内定辞退の連絡を、19,800円で最大5社まで100%確実に済ましてくれるのです。

上記で書きましたがリクセルの内定辞退代行の料金は19,800円です。
完全業務委託で、マナーを守り内定辞退することができます。

詳しくリクセルを知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

内定辞退代行『リクセル』とは?評価・口コミ・料金を徹底解説!企業から内定をもらったものの、条件面で折り合いがつかない場合や、複数社から内定をもらっていて、他の企業への入社を決めた場合などに内定を辞...
アサミ
アサミ

完全業務委託だから、依頼者は内定辞退先と一切連絡を取る必要がないのが魅力ね。

さとし
さとし

「リクセル」を使えば、お互いマナーを守って内定辞退できるな!

まとめ

たくさんの会社から内定を得られたとしても入社できるのは1社だけです。

悔いのないよう、じっくりと考えて決断しましょう。

会社側も、ある程度の内定辞退が生じることは最初から想定済みなのです。

誠意を尽くして相手に伝えることは、社会人としての基本マナーであり、内定辞退はまさに社会人デビューを果たすための第一歩と思って下さい。

-当サイトおすすめの退職代行サービス-

それではここからは、当サイトおすすめの退職代行サービスについてご紹介します。

アサミ
アサミ
色々な退職代行サービスがあって、決めるのは大変よね。 退職ナビでは、実際に退職代行サービスを運営していた強みを生かしてあなたにあった退職代行サービスを紹介しているわ! ぜひ参考にしてちょうだいね。

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口コミ・評判
20代男性
20代男性
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退職代行ニコイチの口コミ
30代男性
30代男性
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アサミ
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