電話やメールで内定を辞退する方法・マナーを例文を用いて徹底解説！

『内定をいくつかもらったがどう断ればいいのかわからない』

『そもそも内定辞退は電話とメールどっちがいいの？』

『電話で内定辞退する時に注意するべきことは？』

というお悩みを抱えている就活生も多いはずです。

内定辞退は、一般的に電話で行うことが主流となっています。

ただし、電話を掛けても採用担当者が必ず出る保証はないので、事前にメールを送信する準備もしておけば、万全です。

せっかく自分を採用してくれた企業に内定辞退の電話をするのは気が引けますが、できるだけ相手の企業の方に失礼のないように心がけましょう。

アサミ

今回は

電話での内定辞退の際に気をつけるべき4つのポイント

電話・メールでの内定辞退の例文

を解説していきます。

ではさっそく見ていきましょう。

内定辞退を電話で伝えるときのポイント

内定辞退はマナーを守り、お互いができるだけ気持ちの良いやり取りをすることが大切です。

電話で内定辞退を伝える際は、最低でも以下4つのポイントに気をつけるようにしましょう。

１つ１つ解説していきます。

内定辞退の意思はすぐに伝える

内定辞退の電話はなるべく早くかけるようにしましょう。

『もう少し考えてから内定辞退するか決めたい』

という人もいるはずです。

しかし、企業はあなたを採用したことによって採用活動を途中でストップしている可能性があります。

多大なコストをかけて採用活動を行ってくれた企業には最後まで気を遣う必要があるのです。

そのため、内定辞退の意思が出たらすぐに内定辞退の電話をするようにしましょう。

内定辞退の電話をかける時間帯

内定辞退の電話をするときに避けるべき時間帯は以下の通りです。

電話を掛けるタイミングは、担当者の仕事の邪魔にならないよう配慮するのがポイントです。

たとえば、営業時間内に掛けるのは基本中の基本です。

営業時間外に掛けてしまうと、担当者が不在の場合や残業で忙しくしている可能性があります。

そして、営業時間内であっても始業30分間と終業30分前までは避けるべきでしょう。

内定辞退の電話をするのは12時～14時を避け、営業開始30分後～就業時間30分前までの時間帯が好ましいと言えます。

相手の都合を確認する

電話が繋がったらまず名乗り、加えて「今お時間よろしいでしょうか？」と確認しましょう。

社会人になると上司や先輩、取引先に電話をかける機会が必然的に多くなり、その際は先に相手の都合を確認するのが常識となっています。

電話に出ていきなり要件を伝えられると無礼に感じますよね。

社会人のマネー・礼儀として覚えておいて下さい。

結論を先に述べる

電話がつながって一通り挨拶が済んだら、「内定辞退の旨」を先に伝えるようにします。

せっかく自分に内定を出してくれた企業を断るのは億劫な気持ちになります。

しかし、前置きが長くなると相手に

『この子は一体なぜ電話してきたんだ？』

と思われ、相手の気分を害してしまうこともあるのです。

内定辞退することは悪いことではありません。

意思を強く持ち、先に結論を伝えるようにしましょう。

内定辞退の理由は聞かれたらしっかりと答える

そもそも、内定辞退理由は聞かれない限り伝える必要はありません。

内定辞退理由を聞かれてもいないのに「〜な理由で、他の企業を選びました」などと相手に伝えると、決していい気分にはならないでしょう。

内定辞退理由を自分から伝えるのは、余計なトラブルの要因になりかねないので伝えるべきではありません。

しかし、内定辞退の旨を伝えた後、『よかったら他の会社を選んだ理由を教えてくれませんか？』と内定辞退の理由を詳しく聞かれることも多くあります。

企業の採用担当者は、内定辞退理由をヒアリングすることで、今後の採用活動に活かしたいと考えているからです。

内定辞退理由を伝えるとき、以下のような会社の基礎ステータスを比較する理由は言わないようにすることが大切です。

• 「給料がいい」
• 「知名度が高い」
• 「規模が大きい」

それでは、会社を誹謗中傷せず、上手に内定辞退をするには、どのような理由が適切でしょうか？

以下で、よくある内定辞退理由の例文を紹介するので参考にしてみて下さい。

他社への就職が理由の例文

他社への就職が決まったことが理由の場合、詳細は聞かれてから答えられる部分だけ答えます。

大切なのは、他社から内定をもらったという理由をはっきりと伝えることです。

一身上の都合が理由の例文

留年が理由の例文

適性を理由とした例文

地元就職が理由の例文

地元の企業から内定をいただき、郷土へ貢献したいという想いが捨て切れず、このような決断となりました。

さとし

内定辞退の時だけじゃなくて社会人の電話のマナーにも使えるな。

アサミ

その通りね。社会人になってからも使えるマナーばかりだから、内定辞退の連絡は１つの練習と思ってするといいわね。

ここまで、内定辞退するときの適切な理由について解説したわ。

次は、電話の例文を紹介していくわよ。

内定辞退電話の例文

実際の電話での内定辞退の例文を紹介していきます。

お世話になります。 先日、御社より「〇〇（職種名）」内定のご連絡をいただきました□□ □□と申します。 採用担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか？ （採用担当者に代わる） ●●様、お世話になっております。□□です。今お時間はよろしいでしょうか？ 大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度御社よりいただきました内定は辞退させていただきたく、ご連絡致しました。 理由といたしましては〜(内定辞退理由を伝える)〜ためです。 最後まで悩みましたが、このような決断となりました。 選考に際し、●●様をはじめ御社には貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。 本日は貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。

内定辞退の電話をするのは心が痛むかもしれませんが、企業側の都合を考えて早めに連絡しましょう。

また、前述した通り、内定辞退する理由については、先方から聞かれなければ答える必要はないです。

上記で紹介した4つのポイントに気をつければお互い気持ち良くやり取りできるはずです。

ぜひ参考にしてください。

内定を辞退した企業により良い印象を与えたい方は、電話の後で直筆のお手紙を郵送するのがオススメです。

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担当者不在の場合はメールで内定辞退を伝える

内定辞退を伝えるため電話を掛けたところ、担当者が不在だった場合はメールで伝えましょう。

「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します。」

などと、事前に電話での連絡を入れていた旨を伝えておくのが常識です。

もう一度、おさらいです。

メールでのポイントは２つあります。

一つ一つ見ていきましょう。

感謝の気持ちを伝える

内定辞退の本題に入る前に、まずは内定を出してくれたことへのお礼の言葉を入れましょう。

先に述べましたが数多く応募者がいる中から、あなたを評価し選んでくれたわけです。

まずは、そのことに感謝の気持ちを伝えましょう。

署名を忘れない

忘れてしまいがちですが、メールの最後には必ず自分の名前、所属大学名、連絡先、メールアドレスをいれます。

本文に氏名が入っているため、忘れる人もいますが、署名はメールのマナーとして必ず入れましょう。

内定承諾書を提出した後でも辞退できる

内定が出た企業へ、内定承諾書をすでに提出している方は多いでしょう。

「内定承諾書を出したのに辞退したら、法律違反にあたるのではないか」と心配していらっしゃるかもしれませんね。

しかし、内定承諾書を提出した後でも、辞退をすることは可能です。

内定辞退に関する法律は、民法627条1項にしっかりと記載されています。
下記を読んでみてください。

「2週間前までならいつ辞退をしてもなんの問題もない」というのが法律上の決まりです。

内定承諾書についてもっと詳しく知りたい方は、下記の記事をご確認ください。

内定承諾書を提出した後でも辞退できる！内定辞退の方法を徹底解説〜例文あり〜企業から内定をもらい、その内定を受けることを宣言する内定承諾書。 企業から内定と言われた状態は実際には内々定に過ぎず、内定承諾書を...

アサミ

せっかく内定をもらった企業に対して、辞退の連絡を入れるのは気まずいわよね。

でも、間違っても辞退の連絡を入れずに音信不通になるのはNG。
わざわざウソの理由を伝えることも、あなたの信用に関わること…！ゼッタイに避けるべきね。

マナーに乗っ取って内定辞退の連絡を入れれば、先方の採用担当者だってこれからの活躍を激励してくれるわよ。

さやか

マナーって分かってても、お世話になった採用担当者さんに内定辞退を伝えるのは気がひけるなぁ。

アサミ

そうね。

方法やマナーを理解していても、自分で内定辞退を伝えることができない人はいるわ。

そんな人におすすめなのが「内定辞退代行サービス」よ。

あまり聞いたことがない人のため、ここからは内定辞退代行サービスについて詳しく説明していくわね。

内定辞退代行サービスとは

内定辞退代行とは、内定した企業に対して内定辞退の連絡を代理で業者が行ってくれるサービスです。

上記のような理由で、内定辞退する電話をかけられない学生・転職者さんに代わって代理で内定を辞退する連絡をしてくれるサービスです。

では、内定辞退代行サービスを行なっている当サイト運営会社が提供する「リクセル」を紹介します。

この「リクセル」というサービスは、株式会社Greenという運営会社が「内定辞退で悩む人を０にする」という意思の元で提供されています。

内定辞退はすごく気まずいですよね。

自分が就活生の時は時間がなく、内定辞退の電話連絡は悪いことではないのにも関わらず、億劫になってかなりの労力を使いました。

そんな内定辞退の連絡を、19,800円で最大5社まで１００%確実に済ましてくれるのです。

上記で書きましたがリクセルの内定辞退代行の料金は19,800円です。
完全業務委託で、マナーを守り内定辞退することができます。

詳しくリクセルを知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

内定辞退代行『リクセル』を徹底解説！評価・口コミ・値段は？企業から内定をもらったものの、条件面で折り合いがつかない場合や、複数社から内定をもらっており他の企業への入社を決めた場合などに内定を辞退...

アサミ

完全業務委託だから、依頼者は内定辞退先と一切連絡を取る必要がないのが魅力ね。

さとし

「リクセル」を使えば、お互いマナーを守って内定辞退できるな！

まとめ

たくさんの会社から内定を得られたとしても入社できるのは1社だけです。

悔いのないよう、じっくりと考えて決断しましょう。

会社側も、ある程度の内定辞退が生じることは最初から想定済みなのです。

誠意を尽くして相手に伝えることは、社会人としての基本マナーであり、内定辞退はまさに社会人デビューを果たすための第一歩と思って下さい。

当サイトおすすめの退職代行サービス

それではここからは、当サイトおすすめの退職代行サービスについてご紹介します。

アサミ

色々な退職代行サービスがあって、決めるのは大変よね。
退職ナビでは、実際に退職代行サービスを運営していた強みを生かしてあなたにあった退職代行サービスを紹介しているわ！
ぜひ参考にしてちょうだいね。

退職代行SARABA(サラバ)

退職代行SARABA(サラバ)は、労働組合が運営する退職代行サービス。たった27,000円で会社と交渉することができる上に、実績・知名度ともに業界トップクラスと言えます。
未払い給与や、有給休暇の消化なども対応してくれます。当サイトが、自信を持ってお勧め致します。

おすすめポイント！

当サイトが自信を持っておすすめする退職代行サービス第一位は、退職代行SARABAです。

なぜ自信を持っておすすめできるかというと、会社と「交渉」ができるからです。

正直、退職代行業界のほとんどは料金の違いはあるにしろサービスの内容はほとんどが同じというのが現状です。

しかしSARABAは他のサービスと違い、会社と「交渉」ができるのです。

会社と交渉することは基本的に弁護士の資格を持っていないとできず、他社サービスでは金銭の請求や退職日の交渉はできないのです。

退職代行サービスの中でSARABAだけは会社ではなく、労働組合として退職代行を行っているので「団体交渉権」を持って、会社との「交渉」ができるのです。

会社を辞めるだけではなく、未払いの残業代や給料がある人は間違いなくSARABAを選ぶべきでしょう！

口コミ・評判

20代男性

色々な退職代行サービスがある中で、安くて尚且つ有名ということもありSARABAを利用しました。本当に出勤せずに退職可能か不安でしたが、退職後のやり取りも行なって頂き無事に書類なども受け取ることが出来ました。

うつ病になってしまうのでは無いかというほど追い込まれていたので、辞めることができたのは本当に良かったです。

詳細ページ公式サイト

退職代行ニコイチ

退職代行ニコイチは、創業から14年もの実績がある老舗の退職代行サービスです。

2021年1月時点で退職者の人数は18,000人を超えており、業界No1の実績を残しています。

世間に退職代行サービスが知れ渡ったのは、「退職代行EXIT」がメディア掲載などで注目を集めたからですが、実は退職代行ニコイチの方がEXITより10年も前から退職代行サービスを始めているため、非常に信頼できる退職代行業者といえます。

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当サイトがおすすめする退職代行サービスランキング3位は退職代行ニコイチです。

多くの退職代行サービス業者や弁護士事務所の営業は朝9時からスタートですが、退職代行ニコイチでは朝の7時から営業しているため、突然「もう出勤は無理だ…」と心が折れたときにすぐ申し込みができる大きなメリットがあります。

退職の認定後、2ヶ月間のアフターフォローがつくため、退職関連の必要書類が足りなくて困ることはありません。

退職代行ニコイチの口コミ

30代男性

本当に助かりました。僕自身は何もしなくてよくて指示通りに動いていただけなんでずっと遊びほうけていました。
実際に会社から自分に連絡はこなかったですし。
依頼する前は、本当に何もしなくても辞めれるのか？と思っていましたし、そんな都合のいい話があるんだろうか？とも思ったんですが、実際に依頼してみて自分自身はとくに何もしなかったんで、本当にHPのとおりでした。

詳細ページ公式サイト

退職代行ガーディアン

「退職代行ガーディアン」は、東京労働経済組合が運営する退職代行サービスです。交渉権を持つ組合によって対応してもらえるため、安心して利用できます。
料金は一律29,800円に設定されており、他社と比べてリーズナブルと言えるでしょう。

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「退職代行ガーディアン」が他業者と大きく違う点は、東京労働経済組合という労働組合を発足しているところです。

「退職代行ガーディアン」なら、労働組合として活動しているため、会社との交渉をする権利があります。

ですので、ブラック企業から退職するときに何か問題が起きても、毅然とした態度でこちらの権利を主張することができるメリットがあります。

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アサミ

耐えることだけが全てじゃないから、辛くてどうしようもない時は退職代行も考えてみることね。
他にも色々な退職代行業者を比較してるから、参考にしてみてね！

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